שינוי שלא מאפשר לחזור לאחור

כידוע במהלך אירוע kaizen הצוות נדרש להחליט על תהליך משופר או חדש ובתוך ימי הקאיזן ליישם את השינויים באופן כזה שכבר בתום הקאיזן העבודה תבוצע בתהליך החדש. אין כוונה לעשות אירוע קאיזן שלאחריו ימשיכו לעבוד באותן שיטות, מתוך תקווה שאת ההחלטות שהתקבלו במהלך הקאיזן יישמו לאורך זמן. הסיבה לכך היא שלאחר הקאיזן כל אחד חוזר לעבודתו השוטפת ולכיבויי השריפות איתם מתמודד כל מנהל ולא מוצא זמן ליישם את החלטות הקאיזן.
מאותן סיבות חשוב שצוותי הקאיזן אשר מחליטים על שינויים בתהליך, יישמו שינויים כאלה שלא יהיה ניתן לעבוד בדרך אחרת לאחר היישום. כתוצאה מכך, אם יחליט מישהו לחזור לדרך הישנה הוא יעשה את זה במודע ולא מתוך חוסר תשומת לב או הרגל. הדבר דומה לאדם שמנסה להיגמל מעישון אך פתאום נוצר מצב מאוד לחוץ בחייו ובלי לשים לב הוא לוקח סיגריה ומעשן. לעומת זאת אם לא היו לו סיגריות בסביבתו הרי שלמרות הלחץ הוא לא יכול היה לעשן. כלומר סולק המכשול מדרכו של המעשן לעשות טעות הנובעת מהרגל או חוסר תשומת לב. צוותי הקאיזן נדרשים לבנות את התהליך וסביבת העבודה החדשים כך שהעובדים לא יוכלו לחזור, בטעות, לתהליך הישן, אשר היה לפני הקאיזן.
מספר דוגמאות להמחשה: במוסך בו בוצע קאיזן, שונו המסלולים במוסך באופן כזה שנוצרה זרימה. הרצפה נצבעה בהתאמה, סומנו מסלולים ומיקום הכלים היה כזה אשר אפשר לעבוד רק בשיטה החדשה, עליה הוחלט במהלך הקאיזן. דוגמא אחרת: במרפאה שונה מיקום הכניסה לחולים מסוימים והשילוט הנחה את החולים למיקום זה. כמו כן מוקמו מחדש עמדות הקבלה ואזורי ההמתנה. בשיטה החדשה, שאפשרה לטפל בהרבה יותר חולים בלי להגדיל את הצוות, החולים לא יגיעו לאזור הקודם כי הוא לא קיים יותר. בקאיזן אחר, שבוצע ברכש שונו הרשאות חתימה במחשב כך שלא ניתן היה להוציא הזמנת רכש ללא שיטת החתימות החדשה, בנוסף שונו טפסי הרכש כך שהיה צריך למלא פרטים שלא היו קודם (ופרטים אחרים שלא היו רלוונטיים הושמטו מהטופס החדש).
כל אלה הן דוגמאות לשינויים שנעשו לאחר שהוחלט על תהליך חדש. השינויים הללו לא מאפשרים לעבוד אחרת אלא בשיטה החדשה. יישום השינויים הוא כבר במהלך ימי הקאיזן כך שביום ראשון שלאחר הקאיזן (אשר כלל הדרכה למעורבים בתהליך) מתחילים לעבוד בשיטה החדשה.