להתעקש להשתפר

באירועי קאיזן שאני מבצע בארגונים, אני מפעיל שיטות שונות שמטרתן להוביל אנשים לפרץ של יצירתיות ולהעלאת רעיונות לתהליכים זריזים יותר. האירועים האלה אינם, בדרך כלל רק לצורך שיפור התהליך אלא לצורך מהפכה של ממש בתהליך או כפי שאנו אומרים ביפאנית kaikakoo –קייקאקו. עד כה שיטות אלה מצליחות להוציא מהצוות את המיטב אך לא תמיד זה מספיק. למרבה האירוניה, לעיתים, בהעדר ההנהלה בצוות, אני נדרש להתעקש על התייעלות והשתפרות. לעיתים אף לדרוש בתוקף את השיפור.
כך לדוגמא בקאיזן האחרון ניתחנו את התהליך ואח"כ עברנו על שלבים שונים בו במטרה להוביל לשינוי. לא סתם לשיפור אלא לשינוי מהותי. הצוות הצליח להוביל לפיתרון מוצלח בחלק הראשון של התהליך. ובכך קיצר את משך השלבים הללו בתהליך הנדון משלושה (3) חודשים לשבועיים. בשלב זה הצוות התבשם מהצלחתו ורצה לעבור ליישום השינוי. כאן נדרשתי להתערב וממש להתעקש להמשיך לשפר את התהליך כי השינוי השפיע רק על חלק מהתהליך. אומנם השינוי ייצר תוצאות מוצלחות אך היה מספיק זמן להמשיך ולטפל בכל התהליך.
יותר מכך בחלק השני של התהליך, אותו בחנו, העבודה בוצעה במנות (התהליך היה תהליך עבודה משרדית ולא באולם ייצור) ולא בזרימה. ביצוע העבודה במנות גרם לעיכוב של עד שבועיים ובנוסף לכך פריטים אבדו בזמן שהמתינו להעברה לשלב הבא. ראש הצוות לא רצה להתעסק עם חלק זה מאחר ולצורך כך נדרש לערב גורמים שלדעתו לא היו שמחים לשתף פעולה. שוב, נדרשתי להתעקש. בדרך כלל, כמנחה הקאיזן אני נמנע מלהתערב או ללחוץ בדרך המקובלת ע"י מנהלים או בעלי סמכות בארגון. דבר זה נובע מתוך העקרון שהשינוי צריך לבוא מתוך האנשים, מתוך העובדים ולא בגלל שבעל סמכות דרש זאת. לכן השתמשתי בהרבה שאלות, דוגמאות ומניפולציות עד שלראש הצוות נפל האסימון. במקרה זה היה ברור מה צריך לעשות ולא נדרשה יצירתיות אלא יוזמה והחלטה לבצע. מרגע שהוחלט שופר השלב הזה של התהליך מ 14 יום ליום אחד.
לסיכום בין אם אתם מנחי kaizen, מאמנים, ראשי צוותים או מובילי אירועים – תתעקשו. תתעקשו להוביל לשינוי, לשיפור. אם ההנהלה כבר נתנה לכם הזדמנות לשבת חמישה ימים בחדר ולהוביל לשינוי, תתעקשו לגרום לו לקרות, לעזור לו להיוולד.