יצירת אווירה נכונה באירועי קאיזן

אירוע kaizen אינו רק מתודה שיטתית המובילה לפתרונות. בדיוק כפי שהניהול הרזה הוא לא רק אוסף של כלים ושיטות היוצרים שיפור מתמיד. כדי שאירוע קאיזן יצליח להביא את התפוקות המצופות ממנו יש ליצור אווירה שתוביל להצלחה. יש מספר גורמים המשפעים על יצירת אווירה זו.
מחויבות הנהלה – בתחום הניהול הרזה מדברים רבות על הצורך במחויבות ההנהלה מאחר ומדובר באסטרטגיה ולא בהחלטה מקומית של אחד ממנהלי הביניים. גם לאירועי קאיזן נדרשת מחויבות הנהלה. באירועי קאיזן מחויבות ההנהלה תבוא לידי ביטוי בכך שנציג ההנהלה יופיע לפתיחת האירוע, יביע את אמונו שהצוות הוא הצוות המתאים אשר יכול להביא לשיפור התהליך לשמו התכנסו. לאחר מכן יגיע לפחות עוד פעם או פעמים במהלך האירוע ויתעניין בהישגים אליהם הגיעו עד כה. כמובן שמנהל בכיר צריך לאשר את המנדט לאירוע הקיזן ומצד שני צריך להגיע לדיון מסכם בו יצגו התוצאות. ככל שההנהלה תראה יותר התעניינות בתהליך, בתוצאות וביישום ההחלטות כך הצוות באירוע הקאיזן ירגיש מחויב להגיע לתוצאות ולכן גם יהיה ממוקד יותר.
מחויבות הצוות – מחויבות זו מתחילה בראש הצוות, אשר הוא/היא זה ש"ייהנה" מהתוצאות והשיפורים שיושגו בתהליך. אם ראש הצוות לא יהיה מחויב לתהליך "מה יגידו אזובי הקיר". מחויבות הצוות לתהליך פירושה שהצוות מגיע לכל הפגישות בכל ימי הקאיזן. זה לא פשוט ויש עבודה ושריפות לכבות אך זו משמעותה של מחויבות לתהליך. מחויבות פירושה שלא עוזבים את העבודה בימי אירוע הקאיזן לפני שהסתיימו המשימות שהוגדרו לאותו היום. לבסוף מחויבות פירושה שראש הצוות וכל חבר בו ייתן לצוות להגיע לפתרונות ע"י התעקשות שצריך ואפשר למצוא פתרון וכן ע"י עידוד אווירה פתוחה וזורמת.
אווירת צוות – יצירת אווירה של צוות ואווירה פתוחה היא חלק מתפקידו של מנחה האירוע. אין חובה לצאת ליום גיבוש מחוץ לחצרי הארגון אך יש חובה ליצור תחושה של צוות אחד ללא היררכיות. חלק מתהליך בניית הצוות הוא לתת לצוות להתמודד עם בעיות (אשר אינן קשורות לתהליכי העבודה) שגם האדם הבכיר בצוות מתקשה לפותרן ובמרבית הפעמים דווקא מי שאינם בכירים מצליחים לפתור. כך רואים חברי הצוות שבנוגע ליצירתיות אין קשר להיררכיה בארגון. חלק נוסף הכרוך ביצירת אווירת צוות הוא החולצות. הרבה בדיחות נאמרו על נושא הקייזן והחולצות האחידות שלובשים חברי הקייזן אך חשוב להבהיר מטרת החולצות היא לתת תחושה לכל חברי הצוות שהם צוות אחד אשר בימים אלה נבדל מהאחרים וכן שכולם שווים בצוות ולובשים את אותו הדבר. בהחלט ניתן לעשות אירועי קאיזן בלי חולצות מיוחדות קשה להצליח באירוע קאיזן בלי האווירה הנכונה הנוצרים ע"י מחויבות ההנהלה, הצוות ועבודת מנחה האירוע.