כמה כסף חסכנו היום
ביצעתם תהליכי התייעלות וכעת אנשי התחזוקה נותנים שירות טכני מהיר לכל תקלה. כמה כסף חסכתם? בבית חולים בוצעה התייעלות מהותית בתהליך עבודה עם תיקי החולים וכעת תיקים לא נעלמים במערכת. כמה כסף הם חסכו? גוף הרכש מצליח לאשר ספקים חדשים בעשירית זמן ממה שעשה לפני תהליכי השיפור. כמה כסף נחסך?
בעיה I - מסתבר שלא תמיד ברור איך לחשב את השיפורים במונחי כסף. הדבר קשה במיוחד כאשר ההתייעלות מבוצעת בתהליכים התומכים בלקוחות פנימיים כגון הדוגמאות שהובאו לעיל. הבעיה נובעת מכך שבמרבית הארגונים מתקשים להצביע על השורה בדוחות הכספיים ולהראות שהשנה הוציאו 10,000 שח' פחות היא בגלל השיפור המסוים הזה.
הינה מספר המלצות לאופן חישוב החיסכון הנובע מהשיפור שבוצע (במקרים שהחישוב אינו מובן מאליו):
שיטה אחת היא לספור (או לחשב ממוצע) את כמות המקרים שהתרחש התהליך המשופר בשנה/שנים האחרונות. אחר כך לחשב כמה היה נחסך בכל מקרה אם היינו, באותה התקופה, עובדים בשיטה החדשה.
שיטה נוספת היא לחשב כמה שעות אדם שנחסכו, בממוצע, בגין המעבר לשיטה החדשה. הבעיה בשיטה זו היא שבד"כ היכן שקשה לחשב את החיסכון מדובר בעובדים שאינם עובדים ע"ב שעתי (לפי תעריף לשעת עבודה). מכאן שבהנחה שפועלים ע"פ גישת הניהול הרזה ולא מפטרים את מי שהתייעל הרי שהחיסכון בשעות, לא בא לידי ביטוי בשורה התחתונה באופן מובהק. באופן עקיף העובדים מספקים יותר ו/או טועים פחות אך זה באופן עקיף וקשה לחישוב במיוחד כשמדובר בתהליכים תומכים פנים ארגוניים.
לעיתים זה עשוי להיות מסובך יותר לכן הצעתי היא שכבר בשלב שמחליטים שרוצים לשפר תהליך מסוים יש להתייעץ עם מנהלי הכספי וגורמים רלוונטיים איך לחשב את השיפור שיעלה מהתהליך. כך תדעו האם היה כדאי להשקיע חמישה ימי קאיזן על השיפור שהושג.
בעיה II - היקף החיסכון חשוב במיוחד לאותם ארגונים שהחלו להוציא לפועל את אסטרטגית הניהול הרזה וההנהלה רוצה לראות עד כמה זה אכן תורם לשורה התחתונה. לכן במקומות מסוימים מקובל שמוביל הניהול הרזה במפעל (ה CHAMPION) מדווח על היקף החיסכון מפעילות השיפור. כמובן הוא גם מדווח על היקף ההשקעה בתהליך השיפור. כאן בדיוק נכנסת הבעיה הרי ההשקעה היא חד פעמית אך השיטה החדשה שחוסכת זמן וכסף היא לתמיד (או לפחות עד שתהיה שיטה טובה יותר). כאן גם בא לידי ביטוי ההבדל בין חברות המסתכלות על הטווח הארוך לאלה שמסתכלים רק על השורה התחתונה של הרבעון. הדרך הנכונה היא לצבור את ההשקעות והחסכונות, שנה אחר שנה, כך שניתן יהיה להציג מצב שנתי ורב שנתי. כך גם ניתן להראות איך השיפור שהוכנס בשנה קודמת חוסך כסף גם בשנה זו.
בעיה I - מסתבר שלא תמיד ברור איך לחשב את השיפורים במונחי כסף. הדבר קשה במיוחד כאשר ההתייעלות מבוצעת בתהליכים התומכים בלקוחות פנימיים כגון הדוגמאות שהובאו לעיל. הבעיה נובעת מכך שבמרבית הארגונים מתקשים להצביע על השורה בדוחות הכספיים ולהראות שהשנה הוציאו 10,000 שח' פחות היא בגלל השיפור המסוים הזה.
הינה מספר המלצות לאופן חישוב החיסכון הנובע מהשיפור שבוצע (במקרים שהחישוב אינו מובן מאליו):
שיטה אחת היא לספור (או לחשב ממוצע) את כמות המקרים שהתרחש התהליך המשופר בשנה/שנים האחרונות. אחר כך לחשב כמה היה נחסך בכל מקרה אם היינו, באותה התקופה, עובדים בשיטה החדשה.
שיטה נוספת היא לחשב כמה שעות אדם שנחסכו, בממוצע, בגין המעבר לשיטה החדשה. הבעיה בשיטה זו היא שבד"כ היכן שקשה לחשב את החיסכון מדובר בעובדים שאינם עובדים ע"ב שעתי (לפי תעריף לשעת עבודה). מכאן שבהנחה שפועלים ע"פ גישת הניהול הרזה ולא מפטרים את מי שהתייעל הרי שהחיסכון בשעות, לא בא לידי ביטוי בשורה התחתונה באופן מובהק. באופן עקיף העובדים מספקים יותר ו/או טועים פחות אך זה באופן עקיף וקשה לחישוב במיוחד כשמדובר בתהליכים תומכים פנים ארגוניים.
לעיתים זה עשוי להיות מסובך יותר לכן הצעתי היא שכבר בשלב שמחליטים שרוצים לשפר תהליך מסוים יש להתייעץ עם מנהלי הכספי וגורמים רלוונטיים איך לחשב את השיפור שיעלה מהתהליך. כך תדעו האם היה כדאי להשקיע חמישה ימי קאיזן על השיפור שהושג.
בעיה II - היקף החיסכון חשוב במיוחד לאותם ארגונים שהחלו להוציא לפועל את אסטרטגית הניהול הרזה וההנהלה רוצה לראות עד כמה זה אכן תורם לשורה התחתונה. לכן במקומות מסוימים מקובל שמוביל הניהול הרזה במפעל (ה CHAMPION) מדווח על היקף החיסכון מפעילות השיפור. כמובן הוא גם מדווח על היקף ההשקעה בתהליך השיפור. כאן בדיוק נכנסת הבעיה הרי ההשקעה היא חד פעמית אך השיטה החדשה שחוסכת זמן וכסף היא לתמיד (או לפחות עד שתהיה שיטה טובה יותר). כאן גם בא לידי ביטוי ההבדל בין חברות המסתכלות על הטווח הארוך לאלה שמסתכלים רק על השורה התחתונה של הרבעון. הדרך הנכונה היא לצבור את ההשקעות והחסכונות, שנה אחר שנה, כך שניתן יהיה להציג מצב שנתי ורב שנתי. כך גם ניתן להראות איך השיפור שהוכנס בשנה קודמת חוסך כסף גם בשנה זו.
תגובות