תוצאות קאיזן במחלקת תכנון תהליכי בדיקה

במחלקה המגדירה תהליכי בדיקה הנדסיים עבור גוף השירות התחלפו כל העובדים בשנה האחרונה ועם העוזבים הלך ניסיון של שנים. העובדים החדשים היו בעלי ניסיון מועט יחסית ומכאן עבודתם נמשכה מעט יותר זמן ודרשה בקרה נוספת. ההנהלה נצלה את עזיבת העובדים הוותיקים וגייסה פחות עובדים. בנוסף עקב התיישנות המוצרים שבידי הלקוחות גדל מספר הדרישות לבדיקות הנדסיות ולכל בדיקה שכזו המחלקה נדרשה להגדיר את אופן ביצועה. במחלקה הצטבר תור ארוך של בדיקות שיש לתכנן. הלקוחות של המחלקה הם גופים אחרים בחברה אשר עובדים מול לקוחות הקצה (המשתמשים במוצרים). גופים אלה לא היו שבעי רצון כלל ממשך העבודה ומשיתוף הפעולה מצד מחלקת התכנון.
בשלב זה החליט הארגון לבצע אירוע קייזן במטרה לטפל בבעיות לעיל. במהלך האירוע הוגדרו היעדים: לקצר את משך התכנון של הבדיקות ההנדסיות ב 66% ולהגדיל את כמות התכנונים (כמות המוצרים) ב 50%. היעדים הללו נדרשו ע"י הלקוחות ומנהל המחלקה האמין שהם לחלוטין לא סבירים.
האירוע היה אירוע "סוער" לקוחות הטיחו האשמות במנהל המחלקה והוא מצידו לא נשאר חייב. לאחר שהרוחות נרגעו הסתבר שמנהל המחלקה אינו פתוח לשינויים אולם ע"י הפעלת מספר שיטות המופעלות באירועי קאיזן מסוג זה, החל המנהל להיפתח. עד שבבוקר השלישי לאירוע הוא הגיע מאושר מרעיון שעלה לו ואשר היווה פריצת דרך. כתוצאה מכך ומיישום רעיונות נוספים שהעלו חברי הצוות הושגו היעדים לעיל.
חלק מהשינויים שהוכנסו היו:
התחלת עבודה רק עם קיט מלא – כדי להתחיל לתכנן למחלקה נדרש מידע מסוים מהלקוחות. המידע הנדרש הוגדר ע"ג טופס ולקוח המעוניין בשירות נדרש למלא את הפרטים בטופס. המחסור בקיט מלא גזל זמן רב בתהליך התכנון.
תכנון העבודה – הוחלט על שיטה לתכנון העבודה וליצירת שקיפות בתוכנית כך לקוחות יכולים לראות מה מצב "הזמנתם" והמחלקה תעבוד מתוך תכנון ולא לפי "מי שצועק הכי חזק".
תיעדוף – הוחלט על השיטה לתעדף משימות כאשר יש לחץ של פונים לקבלת שירות.
העברת תכולות עבודה - הסתבר שחלק מתכולות העבודה שהמחלקה מבצעת צריכות להתבצע (מבחינה מקצועית) במחלקות אחרות. מאחר ומחלקת התכנון ביצעה תכולות אלה שבהן אינה מקצועית הדבר נמשך זמן רב מהרגיל ודרש חתימות ואישורים נוספים.
הוצאת תכולות עבודה מיותרות – הסתבר שחלק מההנחיות שהמחלקה כותבת כלל לא נדרשות והטכנאים בשטח יודעים מה הם נדרשים לבצע בנקודות מסוימות אלה. פעולות אלה קיצרו את משך העבודה ואפשרו להפיק יותר תכנונים הנדסיים וברמה איכותית יותר.
הוכנסו שינויים נוספים הקשורים לשיפור התקשורת עם הלקוחות והתיאום עימם.
בסופו של האירוע הושגו היעדים שהוגדרו כולל יעד שלא הוגדר: מנהל המחלקה מעוניין כעת להכניס שיפורים מתמידים בתהליכיו.