אנחנו צריכים עוד כח אדם

במרבית המקומות טענת ראשי המחלקה או האגף בו מבוצע תהליך השיפור, בגישת הניהול הרזה, היא שחסר כח אדם. למעשה פעמים רבות טענת מנהלי הביניים היא שחסר עובדים, חסר שטח ריצפת ייצור, חסרות מכונות או שהמכונות ישנות, תקציבים וכדומה. באותם ארגונים ממש ההנהלה הבכירה תגדיר את הבעיות באופן אחר: התפוקה נמוכה, משך הייצור ארוך העלויות גבוהות וכדומה.
ההסתכלות על הבעיות באופן בו מתארים אותם מנהלי הביניים/מנהלי האגפים והמחלקות מאפשרת להבין שהם מתארים את הפתרונות ולא את הבעיות. כלומר כטוענים "שחסר כח אדם" – הפיתרון הוא שצריך כח אדם. "מחסור בשטח ייצור" – הפתרון לשכור עוד שטח ייצור. אלה בד"כ פתרונות שאינם מטפלים בתהליכים אך נדרש עבורם הוצאה תקציבית.
הסתכלות על הבעיות באופן בו ההנהלה הבכירה מגדירה אותן, מאפשר להציף את הבעיה התהליכית (אם יש כזו). עצם הצגת הבעיה באופן כללי יותר מאפשר הסתכלות רחבה יותר על הבעיה. לכן במהלך אירוע קייזן מועלות עשרות בעיות המקשות על התהליך או הנובעות מהתהליך. במרבית המקרים פתרון הבעיות הללו (אשר בשפת הקאיזן נקראות "הזדמנויות") מובילות להשגת דרישות ההנהלה ללא תוספת כח אדם. במקרים אחרים הצוות הקיים מצליח להפיק יותר או יותר מהר ויותר טוב עם אותו כח האדם שעומד לרשותו. ייתכן ועדיין חסרים עובדים, אך העובדים הקיימים מפיקים יותר. חשוב להדגיש – העובדים מפיקים יותר ו/או יותר מהר ו/או יותר איכותי מבלי לעבוד קשה יותר. זהו היתרון בטיפול בתהליכים האפשרות לשפר ולהשיג יותר עם הצוות הקיים