מספר שאלות למנהל מתחיל וגם ותיק

לאחרונה התחיל לעבוד, מוביל לניהול רזה, בחברה גדולה אשר מכניסה את מתודולוגית הניהול הרזה לתהליכי היצור שלה. לעיתים מנהל חדש שנכנס לעבוד עשוי לחשוש מלהראות חוסר ידע בתחום בו החברה עוסקת או באופן בו מבצעים את הייצור (או נותנים את השירות). החשש של מנהלים הוא להראות חולשה וחוסר הבנה. מצד שני המנהל רוצה להיכנס כמה שיותר מהר לתפקידו, לתת תפוקה ולהשפיע בכיוון שאליו הוא חותר. גם אם מנהל קיבל הסבר ראשוני על העבודה ואופן ביצועה, הוא עדיין לא שולט בפרטים. אגב, תופעה דומה קורת למנהלים העוברים לתפקיד אחר, בד"כ תפקיד בתחום שלא פעלו בו בעבר. לצורך כך ובהמשך לפוסט הקודם, אני מצרף כאן מספר שאלות שמנהל יכול לשאול את הכפיפים לו, בנושא עבודה סטנדרטית ומכך ללמוד ואפילו ללמד (עוד לפני שהוא בקיא בשיטות העבודה):
· הסטנדרט לפיו פועלים כאן? בין אם אתה מנהל יצור, רכש או מוביל ניהול רזה, כשאתה מגיע לאזור העבודה אתה אמור לראות את הסטנדרט לפיו עובדים. אם הסטנדרט לא מופיע, כבר זיהית בעיה. יתכן וישאלו אותך על: "על מה אתה מדבר או למה אתה מתכוון?" וזו הזדמנות להעביר את המסר לגבי סטנדרט עבודה ומשמעותו. יתכן לעומת זאת שידעו לספר לך, מהו הסטנדרט, וכך תוכל ללמוד על העבודה הנעשית באזור העבודה.
· עד כמה הסטנדרט ברור לעובד המבצע את העבודה? האם הוא יודע תוך כמה זמן הוא נדרש לסיים? ואיזה תפוקה הוא צריך להוציא? האם הוא יודע מהי השונות המותרת ומתי זה נחשב לחריגה? שאלות כאלה יגרמו לעובדים לחשוב ובעצמם להתחיל לשאול שאלות. שאלות כאלה גם יתנו לך הרבה מידע על העבודה הנעשית וסוגי המצבים והחריגות.
· איך אפשר לעבור באזור העבודה ולדעת בקלות מה הסטאטוס? שאלה זו קשורה לבקרה חזותית. אתה תרצה להיות במצב שבו במבט מהיר על תחנת עבודה תוכל לדעת: על מה עובדים כאן, מה הקצב הנדרש והאם עומדים בו. רמה מעט יותר מתקדמת היא לדעת, רק מהסתכלות ולא ע"י שאלת העובדים, מה התהליכים – הסטנדרט הנדרש באזור העבודה. אם תוביל למצב שכזה, לא תצטרך לשאול שאלות, המראות על חוסר בקיאות (כמו לשאול פעם שלישית, "מה מייצרים בתחנה הזו?"), כשאתה מסתובב באזור העבודה.
· איך אפשר לגרום לבעיות ותקלות להיות בולטות? שאלה שכזו תגרור דיון על סוגי תקלות ובעיות שיש באזור העבודה החדש אליו הגעתה. מזה תלמד המון על מצבים בהם אתה צפוי להיתקל בהמשך עבודתך. בנוסף, כשמצבים אלה יצוצו, תוכל לזהות בקלות שיש בעיה כי היא גלויה לעין ולהתמקד רק בטיפול בבעיה.
· איך מפתחים פה סטנדרט עבודה? זו שאלה שבמרבית המקומות העובדים לא ממש ידעו לענות. תצטרך לשאול את מנהלי הביניים. מתוך שאלה זו תוכל להוביל ללמידה משותפת ולדיונים שבהמשך יובילו ליצירת סטנדרטים ואל תשכח שיוצרי הסטנדרטים צריכים להיות העובדים.מה הנוהל פה לטיפול בחריגה? מה השיטה לחקירת חריגה? ורצוי גם שתשאל מה נקרא חריגה? אלה שאלות שכדאי לשאול את העובדים. שאל אותם היכן הטפסים שהם צריכים למלא ומה קורה עם הטפסים הללו. שאל גם האם היו מצבים שלא הייתה התייחסות לחריגות שנרשמו. שאלות אלה יתנו לך כמנהל תובנות

אפשר לשאול עוד שאלות אך העיקרון, אני מקווה, ברור. לא צריך לשאול שאלות רק על העבודה המקצועית ועל מכונה כזו או אחרת רצוי להתמקד על שאלות בנוגע לתהליכים ורצוי עוד יותר להתמקד בשאלות המעוררות את העובדים והמנהלים לחשוב ולהבין מה אין, עדיף שהם יבינו לבד ושלא אתה תגיד להם.