תקלה בהכנת מצגת סיכום לקייזן

בסיכומו של כל אירוע קייזן, מוביל האירוע מכין מצגת המסכמת את האירוע ותוצאותיו. המצגת מוצגת להנהלה בדיון הנמשך כשעה. המצגת שאני מביא איתי היא מצגת סטנדרטית אשר לתוכה יש להכניס רק את התכנים הרלוונטיים לאירוע הקייזן ויש למחוק שקפים שאינם נדרשים. בדרך כלל משך הכנת המצגת הוא שעה עד שעתיים והתהליך הוא די ברור ופשוט לאחר שאני מנחה, בקצרה, את מכין המצגת איך להכינה. באירוע הקייזן האחרון שהעברתי, מכיני המצגת התקשו בהכנתה ומשך ההכנה התארך מעבר למקובל. כמובן שיכולתי לומר לעצמי שהדבר נובע מהיכולת של האנשים שהכינו את המצגת. אך אני העדפתי להתייחס למצב הזה כתקלה ולכן לבצע ניתוח 5WHYs.
אציג כאן את הניתוח שעשיתי והמסקנות היוצאות ממנו. לפני כן מעט רקע לאירוע. האירוע בוצע במוזיאון לתהליך שמטרתו הייתה הגברת שביעות רצון לקוחות. האירוע נמשך ארבעה ימים. עד סוף היום השלישי לא היה ברור מתי ההנהלה יכולה להגיע לדיון המסכם שיהיה ביום הרביעי.

ניתוח 5WHYs:
למה מוביל האירוע התקשה בהכנת מצגת מסכמת?
כי הוא הכין אותה לבד ללא הסבר מקדים ממני וללא עזרתי (בד"כ אני עוזר או מנחה איך להכין את המצגת).
למה הכין את המצגת לבד ולא ביקש עזרה?
· כי הכין אותה בשעות הלילה, ביום השלישי לאירוע (ערב היום האחרון) ובשעות שהכין אותה לא רצה להתקשר אלי.
· כי לא ידע שלפני הכנת המצגת עליו לקבל הדרכה קצרה על המצגת.
למה הכין את המצגת בלילה ולא חיכה למחר?

כי נודע לו בשעה מאוחרת שהפגישה המסכמת עם ההנהלה תהיה יחסית מוקדם והוא חשש שלא יישאר לו מספיק זמן

למחרת להכנת המצגת.
למה נודע לו מאוחר על דיון ההנהלה?
כי ההנהלה עצמה לא ידעה מתי תשוב לארץ ותהיה זמינה לדיון.
למה לא ידע שיש לקבל הדרכה לפני הכנת המצגת?
כי המדריך (אני) לא אמר לו.
למה המדריך לא אמר לו?
כי המדריך אומר את זה רגע לפני הכנת המצגת וזה בד"כ ביום האחרון לאירוע. המדריך לא ידע שינסו להכין את

המצגת יום קודם בלעדיו.

מסקנות מהניתוח:
עלי להבהיר בשלב מוקדם יותר (יום לפני תום האירוע) שאת המצגת יש להכין לאחר הדרכה מהירה של המדריך.
במצבים בהם יש אי בהירות לגבי מועד הדיון המסכם עם ההנהלה, יש לתת הדרכה קצרה על המצגת יום לפני היום האחרון לאירוע.

הערות לגבי הניתוח:
שימו לב שהיה כאן רק ארבע רמות של שאלת "למה".
לאחת מהשאלות היו יותר מתשובה אחת ולכן לכל תשובה נשאלה השאלה "למה", בנפרד.

למרות שיכולתי להניח שהבעיה תמונה במכיני המצגת (הרי מעולם לא היתה בעיה כזו בעבר). בחרתי להתייחס לכך כתקלה ולחפש מה עלי לשנות/לעשות כדי שהיא לא תחזור על עצמה.