אירוע קייזן בנושא הכשרת עובדים

באירוע קייזן שהנחתי לאחרונה, העוסק בהכשרת עובדים לעבודה מסוכנת, התמודדו עם הבעיה הבאה: לפי כל החישובים, כמות המדריכים המוסמכים, אמורה להספיק לצרכים, אך בפועל משך זמן המתנה של חניך עד תחילת השלב השני של הקורס ומשך הזמן בו שוהה החניך בקורס מתחילת השלב השני של הקורס ועד סופו ארוך, הרבה יותר מהמתוכנן. החניכים, שאינם יכולים להתחיל לעבוד במקצוע עד שלא יסיימו את ההדרכה וההכשרה, לא מקבלים יותר שעות לימוד מהמתוכנן. המדריכים בהכשרה נמצאים בעומס רב. כיצד יתכן שיש כל כך הרבה זמן המתנה לפני הקורס ובמהלכו, כאשר כל החישובים מראים שיש מספיק מדריכים כדי שתלמידים כמעט ולא ימתינו לפני הקורס ולא ימתינו בכלל במהלך הקורס?
מניתוח התהליך במהלך הקייזן עולה שהקורס נחלק לשניים: חלק ראשון תיאורטי ומעט מעשי וחלק שני מעשי בלבד. בחלק הראשון משתתפת כמות גדולה של תלמידים. בשלב זה יש אי וודאות לגבי כמות התלמידים, כי לא ידוע כמה מהרשומים לקורס באמת יגיעו. במהלך הקורס יש נשירה של חלק מהחניכים. לעומת זאת מתוך החניכים שנותרו חלקם עוברים את המבחנים מהר ויכולים לעבור לחלק השני של הקורס. לחלק אחר של החניכים נדרש עוד מספר ימים ושבועות להצליח במבחנים ולעבור לשלב הבא. זו אי וודאות נוספת מאחר ולא יודעים כמה ינשרו כפי שלא יודעים כמה חניכים יסיימו מהר וכמה יותר לאט. יש מספיק נתוני עבר כדי לבצע הערכות אך הסתמכות על נתוני עבר היא בעצם הסתמכות על הממוצעים. השונות, למרות שניתן לחשב אותה היא אינה מתוכננת ומשתנה. לעומת הבעיות בחלק השני של הקורס, הרי שבחלק הראשון של הקורס אין בעיה של מדריכים והמתנות של חניכים.
עוד התגלה בשלב הניתוח (שכולו נמשך 4 שעות ביום הראשון לאירוע הקייזן), שבין השלב הראשון לשלב השני של הקורס החניכים ממתינים מספר שבועות. ומרגע שמתחיל השלב השני החניך מסים אחרי חודש במקום אחרי 10 ימים. מסתבר שלא רק לגבי כמות החניכים יש אי וודאות ושונות, גם לגבי כמות המדריכים יש שונות. המדריכים עושים עבודות נוספות למען הארגון. לעיתים הארגון מחליט לפתוח במפתיע קורס מהיר נוסף והמדריכים נאלצים לתת מענה גם לקורס הנוסף וכמובן כמו כל עובד הם זקוקים לחופשות וימי מחלה. כמובן שעלו בעיות נוספות שכולן הן הזדמנויות לשיפור ולייעול התהליך.
אין פתרון
ביום השני לאירוע הצוות התחיל לחפש פתרונות. הצוות היה מורכב מאנשים מאוד שמרנים ומאוד ממושמעים מאחר ואלה התכונות הנדרשות בתחום עיסוקם. המדריכים והמנהלים בצוות, מנהלים ומלמדים עבודה שהיא מתישה ומסוכנת ולכן חשוב מאוד לשמור על הכללים ולא לעגל פינות. כתוצאה מאופיים השמרני, הצוות התקשה למצוא פתרונות שיובילו להשגת היעדים שהוגדרו לאירוע. עד היום השלישי לאירוע הצוות הצליח להביא פתרונות שיאפשרו למדריכים לעסוק פחות בעיסוקים נוספים ואחרים בארגון ויותר בהדרכת חניכים. פתרונות אלו הקלו מעט אך לא יצרו את השינוי המיוחד שחיפשו. בסוף היום השלישי לאירוע, הצוות הרגיש שאין מוצא ואין פתרון. הפעלתי על הצוות תרגילים ומניפולציות שמטרתם להוביל ליצירתיות, כפי שתיארתי במאמר קודם וזה עזר.
איך לא חשבתי על זה קודם?
הפריצה הגיע ביום רביעי (יום לפני תום האירוע) בצהריים. אחד מאנשי הצוות הגיע להבנה, שלמרות חוסר רצונם, כדאי להתמקד בשלב הראשון של הקורס שבו הכל נראה תקין ולא רק בשלב השני שם מתגלה בעיית ההמתנות. יותר מכך הוא הגיע לתובנה לגבי אופן השינוי שכדאי להכניס בשלב הראשון כך שניתן יהיה לתת מענה לשונות המתגלה בשלב השני של הקורס. למעשה הפתרון היה לבנות את השלב הראשון של הקורס כך שלעיתים יזדקקו למדריך אחד פחות. המדריך הנ"ל יוכל להדריך גם בשלב הראשון וגם בשני. כאשר כתוצאה מהשונות יגדל הלחץ בשלב השני הוא יוכל לתגבר אותו וכך גם לגבי השלב הראשון. התוצאה של האירוע: הקטנת השונות מצד אחד – ע"י כך שהארגון יעשה שימוש במשאבים אחרים, שמסתבר שיש לו ולא במדריכים, לצורך העבודות הנוספות הנדרשות לו. ומתן מענה לשונות הנוצרת מאי וודאות ע"י כך שיש מדריכים שיכולים להדריך בכל מקום בו נוצר לחץ כתוצאה מכמות תלמידים גדולה מעל לממוצע.