אירוע קייזן לתהליך שלא קיים

ישנם מצבים בהם מבצעים אירוע קייזן לתהליך שאינו קורה בפועל באופן שוטף. הינה מספר דוגמאות:
קייזן לפרויקט שעומד להתחיל ומראש יש דרישה לסלק את כל הבזבוזים בפרויקט הצפוי כדי לקצרו.
קייזן לתהליך שוטף שעומדים לבצע (במפעל חדש, מחלקה חדשה וכו')
קייזן לתהליך שיידרש למשך תקופה קצרה ויש לו חשיבות רבה, לארגון, שהתהליך יבוצע באופן יעיל (מעבר למצב חירום בבית חולים, היערכות מיוחדת של כוחות הביטחון ואפילו הגברת הייצור באופן קיצוני במפעל המייצר נייר דבק במלחמת המפרץ)
האתגר באירועי קייזן מסוג זה הוא שבד"כ אין מספיק נתונים. כדי לקבל החלטות יש להתבסס על מצבים דומים שקרו בעבר או עובדים בהווה. מצבים אלה הם קרובים אך הם לא התהליך עצמו בו דנים ולעיתים הבדלים הללו משנים את כל התמונה.
באירועי קייזן מסוג זה ובמיוחד בסוג השלישי שהוצג לעיל, מומלץ לבצע סימולציה. או נכון יותר מספר סימולציות. הצוות מציעה הצעות שנראות נכונות אך מאחר ולא ניתן ליישם באופן מיידי בשטח את ההמלצות לא ניתן לבדוק את השפעתן. בסוג השלישי של אירועים שהוצג לעיל, בעת התרחשות המצב בו התהליך המדובר צריך לצאת לפועל. כל הארגון נמצא בלחץ (לדוגמא: מעבר למצב מלחמה בגוף צבאי). באותו רגע יש לפתוח תרחישי מגירה ולהפעיל אותם. אין זמן לביצוע חקר ביצועים ושיפורים סטטיסטיים. לכן כדי להגיע למצב הקרוב ביותר למציאות יש ליצור סימולציה. ישנם סוגים שונים של סימולציות אפשריות: במחשב או בעזרת נייר וצעצועים ואפילו ניסיון לתרגול מצב אמיתי. באופן אישי אני מעדיף לשמור על פשטות.

באירוע קייזן האחרון שהנחתי ביצענו סימולציות בעזרת בלוק בריסטול אשר דימה את אזור העבודה על הבלוק ציירנו את תחנות העבודה והשתמשנו בכוסות כדי לייצג מוצרים שונים. בעזרת שעונים, סטופרים וכלי כתיבה ביצענו סימולציות להצעות שונות וראינו האם הערכות שלנו הן נכונות. בנוסף למדנו היכן ייווצרו לנו בעיות, צווארי בקבוק והיכן הסיכונים שלנו.

במקביל לסימולציות ביצענו פעילויות במטרה לסלק את הבזבוזים בתהליך הצפוי ובנינו את התהליך באופן כזה שיהיה בו מינימום ספגטי, פחות ניירת אך יותר יכולת בקרה – שהיא מאוד חשובה בתהליכים לחוצים.