קשה לשמור על 5S
מצאתי במספר ארגונים שלאחר שביצעו תהליך של ישום שיטת 5S התקשו לשמור עליו לאורך שנים. כלומר אם ה S החמישי מדבר על שימור, הרי שאליו לא הצליחו להגיע. בשלב היישום: מנהלים ועובדים למדו את חשיבות ה 5S חלקם הסכימו עם החשיבות בשלב הלימוד חלקם הבינו את החשיבות רק לאחר היישום. לאחר הלימוד ביצעו את התהליכים הראשוניים של מיון, סילוק וסידור וכו' וראו את התועלת האדירה בעיקר לעצמם אך גם לארגון. יש מקומות בהם יישמתי 5S במחלקות מסוימות ובסיום התהליך באו עובדים ממחלקות אחרות ובקשו שאעשה זאת גם אצלם. צריך להודות בכך שבסופו של דבר רובנו שואלים על כל דבר "איך זה יכול לתרום לי?" ואם עובדים באים ומבקשים ליישם 5S גם אצלם הרי שהם מרגישים שזה יכול לתרום להם.
אם כך מדוע קשה לשמור על מה שיושם? יש לכך מספר סיבות:
א. הטבע של ההרגל. ההרגל הוא כמו ספוג, כמו חומר עם זיכרון. ברגע שעשית שינוי יש לו נטייה לחזור למצבו הקודם. לכאורה צריך הרבה מאוד אנרגיה כדי לשנות הרגל ישן להרגל חדש.
ב. לאחר שנעשה שינוי דרמתי בהתחלה, לאחר שיושם 5S במקום שלא יושם אף פעם, ניתן לראות בברור את ההבדל בין המצב לפני ואחרי. ניתן להרגיש ואף למדוד את ההבדל בתוצאות. אך בהמשך תהליך היישום השינויים הם קטנים וכמעט בלתי מורגשים ועובדים ומנהלים מתחילים להרגיש שזו טרחה או משהו שגוזל את זמנם. כלומר במענה לשאלה "איך השינוי הקטן הנוסף יכול לתרום לי?" התשובה היא מעט מאוד.
ג. בתחרות על מעט הזמן שיש בעבודה מנצחת העבודה השוטפת על פני השיפור הקטן. כאמור בסעיף ב. השיפור הקטן הנוסף לא לוחץ לי אך המנהלים לוחצים עלי להביא יותר תוצרת.
מה ניתן לעשותראשית יש להפנים את א. לעיל. כלומר שהרגל יש לו נטייה לחזור לעצמו ולכן יש לבנות כל מני מצבים שלא יאפשרו זאת. רצוי למנות עובד שתפקידו יהיה לבצע סיקורי 5S באזורים בארגון שאינו בהכרח אחראי עליהם. ניתן להזמין גורם חיצוני שיעשה סיקורי 5S. בשני המקרים הללו המטרה להביא גורם שאינו מעורב בעבודה ויכול לשקף לעובדים וההנהלה מה מצב ה 5S באזור העבודה.
חשוב להפנים ולהעביר לעובדים שאם לא נשמור על הקיים נחזור לאחור. הדרך לשמור על הקיים היא להכניס שיפורים קטנים. חשוב לפנות לעובדים זמן (ולא צריך הרבה) כדי לממש את דרישות 5S.
אך הדבר העיקרי שנדרש זה מחויבות הנהלה והמחויבות הנדרשת היא לדרוש את זה מהעובדים ולהטיף לכך כל העת. מכאן שיש למנות גורם בכיר מספיק שהוא עקשן מספיק כדי לדחוף כל העת את הנושא. נדרשת כאן מנהיגות ואורך רוח כי לא תמיד רואים את הקשר בין שיפור קטן בסביבת העבודה לסילוק הבזבוזים ושיפור היכולות.
מה דעתכם, מה עוד ניתן לעשות לשימור S5? האם גם אצלכם יש קושי בשימור S5? ומה בכלל אתם חושבים על הצלחת יישום S5 אצלכם?
תגובות