צורת החשיבה של מנהלים

ג'ים וומאק מי שנחשב אחד היועצים הבכירים בעולם בתחום הניהול הרזה שלח לי החודש מכתב בו הוא מספר על חוויותיו ואכזבותיו לאחר שביקר במספר ארגונים אשר מיישמים ניהול רזה. וכך הוא מספר:

באחד הארגונים מצאתי שימוש נרחב במה שנקרא מטריצת פרישת האסטרטגיה. בכל מקום במטה הארגון ובמפעל ניתן היה למצוא את המטריצה. המטריצה המוכרת אשר בצד שמאל שלה מתוארים מטרות החברה, למעלה בדף מתוארים היוזמות שיש לנקוט כדי להשיג את היעדים ובצד ימין מתוארות התוצאות שיש להשיג השנה. עוד ניתן לראות מימין מי האחראי לביצוע כל פעולה ומי הגוף בארגון שיושפע ממנה. (דוגמא למטריצה כזו תוכלו למצוא כאן באתר לניהול רזה, ניהול תפעול ושרשרת אספקה).
בפועל באותו ארגון לא ממש הצליחו לעמוד ביעדים והפוקוס בהנהלת הארגון היה להסביר למה לא הצליחו להתקדם לעמידה ביעדים. המיקוד היה להראות שכולם עשו את העבודה הנדרשת ובעיקר איך לסדר את המדדים כך שהנזק לא יראה גדול. בנוסף לא הייתה חקירה של ממש האם הייתה בעיה ביעדים שנקבעו- באופן קביעתם או בעוצמתם, בעיה בתהליכים בארגון או אולי זה המיתון? יש נטייה של מנהלים להצדיק את אי עמידתם ביעדים במיתון שפוקד אותנו. אך יש לא מעט דוגמאות שאי העמידה ביעדים כלל לא קשורה למיתון.
בארגון אחר מצאתי שהסמנכ"ל לתפעול הביא לכך שכל הבעיות ופתרונן ימוצו בעזרת ניתוח A3 כלומר שימוש בדוח על גבי נייר A3 עם הפורמט הסטנדרטי של 8 תאים (הסבר לדוח A3 תוכלו למצוא כאן באתר לניהול רזה, ניהול תפעול ושרשרת אספקה). בדיון שהשתתפתי הגיעו כל המנהלים עם דוחות A3 מלאים כדי להראות שהם שולטים בעניינים. העניין הוא שבעבר בארגון זה היה נהוג למלא דוחות ארוכים על כל בעיה והמעבר לדוח A3 שאמור להיות תמציתי היה שינוי שלא הופנם כראוי ולכן התקשו לעמוד בו. מה שכולם עשו הם השתמשו בפונט כל כך קטן שאי אפשר היה לקרוא את הכתוב וללמוד מזה רק כדי להכניס הרבה מידע כפי שעשו בעבר. אבל העיקר היה בעיני כולם שהם עשו את העבודה שהתבקשו לבצע – למלא דוח A3.
בארגון שלישי התאמצו להראות לי את יישום כל מרכיבי העבודה הסטנדרטית כאשר בבחינה פשוטה ניתן לראות שלא מבצעים שם את העבודה לפי הסטנדרט. אך היה חשוב להם להראות את השיפורים שהשיגו בבקרה החזותית בגין זה שהם עשו את העבודה הנדרשת ליישום כל מרכיבי העבודה הסטנדרטית.
צורת החשיבה שפגשתי בחברות אלה וחברות רבות היא ליישם מבלי לחשוב. לחשוב על איזה כלי מכלי הניהול הרזה ליישם בכול מצב. לחשוב על האם היישום שלי הכלי נדרש באופן גורף או מקומי. לחשוב ולנתח את אופן השימוש והתוצאות בכלי המסוים.
תפקידכם, המנהלים, לחשוב ולהביע עמדתכם בדיונים המתאימים ולא לקבל רק תכתיבים וליישם כי זה יחזור אליכם כבומרנג.
האם פגשתם בתופעות דומות אצלכם בארגון? האם יש נטייה להתעסק בלהסביר, למזער או להחביא חוסר הצלחות? ומה לדעתכם ניתן לעשות כדי למנוע את זה?