הגדרת הבעיה
כפי שציינתי בפוסט אחר מנהלי ביניים נוטים שלא להצביע על הבעיה אלא על הפתרון. אם ניקח דוגמא נפוצה: מנהל מגדיר את הבעיה שלו כמחסור בכח אדם. למעשה הוא הגדיר את הפתרון – צריך עוד כח אדם.
Jamie Flinchbaugh, כתב מאמר במגאזין Assembly בנושא זה :
ב1960 בין ארה"ב לרוסיה הייתה תחרות בתוכנית החלל. נאסא התמודדה אז עם בעיה קשה והשקיע בה כסף רב: איך לכתוב עם עט בחלל, הרי אין כח כבידה והדיו לא יורד לתחתית העט. לרוסים כמובן הייתה בעיה דומה אך הם פתרו אותה בקלות.... הם כתבו בעיפרון.
לא הייתי שם אך נראה לי שהאמריקאים והרוסים עבדו על בעיות שונות. האמריקאים שאלו את עצמם איך נגרום לעת לעבוד כשאין כח כבידה? הרוסים שאלו את עצמם איך נכתוב כשאין כח כבידה? הבדל קטן בהגדרת הבעיה שמאפשר פתרונות שונים לחלוטין.
אם ארצה להגדיר את הבעיות בהגדרת בעיות הרי הבעיה הראשונה היא שאנו לא מיחסים חשיבות רבה להגדרת הבעיה. והבדל קטן בהגדרת הבעיה עשוי להביא אותנו למחוזות שונים לחלוטין.
קחו לדוגמא את התוצאות האפשריות של הדילמות הדומות הבאות: איך אני יכול לגרום ליוסי להפוך להיות שחקן קבוצתי? או איך אני מפתח יחסי עבודה עם יוסי? הבעיה הראשונה כולה קשורה ביוסי השנייה כבר קשורה אלי ומאפשרת לי מרחב פתרונות גדול יותר. דוגמא נוספת: אין לנו מספיק תנורים. לעומת אין לנו מספיק קיבולת של תנורים. הדילמה הראשונה מובילה אותנו לצורך בעוד תנורים אולם הדילמה השנייה יכולה להוביל אותנו לניצול נכון יותר של התנורים הקיימים.
הבעיה השנייה בהגדרת בעיות היא: הינעלות על הבעיה כפי שהוגדרה. מאחר וזה לא נכתב באצבע אלוהים, מותר לשנות את הגדרת הבעיה. ככל שלומדים אותה לעומק מבינים שאולי צריך לדייק יותר בהגדרה. הקושי לעיתים הוא, שמנהל הגדיר את הבעיה והכפיפים נדרשים לטפל בה והם לא מעזים או אפילו חושבים לשנות את ההגדרה של הבעיה של המנהל.
הבעיה השלישית בהגדרת בעיות היא: שאנו מכניסים הנחות מוקדמות לבעיה. כך בדוגמא לעיל עם כח האדם או עם התנורים. למעשה אנחנו מניחים שזה הפתרון ולכן מגדירים את הבעיה באופן שמובילה לפתרון הנ"ל.
לכן הינה מספר המלצות כדי להימנע מהשגיאות הנ"ל. ראשית כשיש בעיה לה מחפשים פתרון, כתבו אותה על דף. לראות את המילים זה שונה ממה שזה נשמע לנו בראש וגם יוצר התייחסות אחרת להגדרת הבעיה. בנוסף כתיבתה תאפשר לנו לתקשר על הבעיה באופן קל יותר מה שמוביל אותי להצעה השנייה בקשו מאחרים שיביעו דעתם על הגדרת הבעיה שאלו את הצוות המתמודד עם הבעיה "האם לדעתכם הבעיה הוגדרה נכון?
האם יש אצלכם בארגון התייחסות כלשהי להגדרה נכונה של בעיות? האם פגשתם מקרים שהגדרת בעיה באופן לקוי הובילה לתוצאות שגויות?
Jamie Flinchbaugh, כתב מאמר במגאזין Assembly בנושא זה :
ב1960 בין ארה"ב לרוסיה הייתה תחרות בתוכנית החלל. נאסא התמודדה אז עם בעיה קשה והשקיע בה כסף רב: איך לכתוב עם עט בחלל, הרי אין כח כבידה והדיו לא יורד לתחתית העט. לרוסים כמובן הייתה בעיה דומה אך הם פתרו אותה בקלות.... הם כתבו בעיפרון.
לא הייתי שם אך נראה לי שהאמריקאים והרוסים עבדו על בעיות שונות. האמריקאים שאלו את עצמם איך נגרום לעת לעבוד כשאין כח כבידה? הרוסים שאלו את עצמם איך נכתוב כשאין כח כבידה? הבדל קטן בהגדרת הבעיה שמאפשר פתרונות שונים לחלוטין.
אם ארצה להגדיר את הבעיות בהגדרת בעיות הרי הבעיה הראשונה היא שאנו לא מיחסים חשיבות רבה להגדרת הבעיה. והבדל קטן בהגדרת הבעיה עשוי להביא אותנו למחוזות שונים לחלוטין.
קחו לדוגמא את התוצאות האפשריות של הדילמות הדומות הבאות: איך אני יכול לגרום ליוסי להפוך להיות שחקן קבוצתי? או איך אני מפתח יחסי עבודה עם יוסי? הבעיה הראשונה כולה קשורה ביוסי השנייה כבר קשורה אלי ומאפשרת לי מרחב פתרונות גדול יותר. דוגמא נוספת: אין לנו מספיק תנורים. לעומת אין לנו מספיק קיבולת של תנורים. הדילמה הראשונה מובילה אותנו לצורך בעוד תנורים אולם הדילמה השנייה יכולה להוביל אותנו לניצול נכון יותר של התנורים הקיימים.
הבעיה השנייה בהגדרת בעיות היא: הינעלות על הבעיה כפי שהוגדרה. מאחר וזה לא נכתב באצבע אלוהים, מותר לשנות את הגדרת הבעיה. ככל שלומדים אותה לעומק מבינים שאולי צריך לדייק יותר בהגדרה. הקושי לעיתים הוא, שמנהל הגדיר את הבעיה והכפיפים נדרשים לטפל בה והם לא מעזים או אפילו חושבים לשנות את ההגדרה של הבעיה של המנהל.
הבעיה השלישית בהגדרת בעיות היא: שאנו מכניסים הנחות מוקדמות לבעיה. כך בדוגמא לעיל עם כח האדם או עם התנורים. למעשה אנחנו מניחים שזה הפתרון ולכן מגדירים את הבעיה באופן שמובילה לפתרון הנ"ל.
לכן הינה מספר המלצות כדי להימנע מהשגיאות הנ"ל. ראשית כשיש בעיה לה מחפשים פתרון, כתבו אותה על דף. לראות את המילים זה שונה ממה שזה נשמע לנו בראש וגם יוצר התייחסות אחרת להגדרת הבעיה. בנוסף כתיבתה תאפשר לנו לתקשר על הבעיה באופן קל יותר מה שמוביל אותי להצעה השנייה בקשו מאחרים שיביעו דעתם על הגדרת הבעיה שאלו את הצוות המתמודד עם הבעיה "האם לדעתכם הבעיה הוגדרה נכון?
האם יש אצלכם בארגון התייחסות כלשהי להגדרה נכונה של בעיות? האם פגשתם מקרים שהגדרת בעיה באופן לקוי הובילה לתוצאות שגויות?
תגובות