שלושה נושאים שאסור לשכוח באירוע קייזן

אחרי עשרות רבות של אירועי קייזן, לראשונה הנחתי אירוע קייזן אשר בסיומו הצוות לא השיג את מטרותיו. בד"כ אני מגדיר אי הצלחה של אירוע קייזן בכך שלא ממשיכים ליישם את ההחלטות שהתקבלו בו בחודשים הבאים אחריו. "יישום, יישום, יישום" אני תמיד דורש. מעולם לא נכחתי באירוע קייזן בו יושב צוות שלם של מומחים ולא משיג שום תוצאה חיובית. שמעתי מקולגות שלי בתחום שגם הם חוו מקרה דומה, אך לי זו הייתה הפעם הראשונה. כחלק מתהליך שיפור מתמיד מיד בצעתי עם עצמי חקירה מה ואם יכולתי לעשות אחרת.

ראשית עלי להסתכל על הדברים כפי שהם. למרות מה שכתבתי לעיל, הצוות הצליח להביא רעיונות חדשים אשר יישומם יביא לשיפורים. גוף הייצור טוען שלאחר הקייזן ובעקבות יישום ההמלצות הוא יזדקק לתוספת של 50% מכח האדם לעומת הכמות שביקש לפני האירוע. יחד עם זאת המטרה של האירוע הייתה להביא לשיפור כזה שלא תידרש כלל תוספת כוח אדם למרות הגדלה ניכרת של התפוקה.

שנית חשוב לי בפוסט זה להזכיר מספר דברים שלעיתים נראים שוליים באירוע קייזן ויש מקומות שמנסים לדלג עליהם אך יש להם חשיבות לאירוע ולהצלחתו:

דיון הכנה בו ישתתפו גורמים מובילים מצוות הקייזן. בדיון זה צריכה להשתתף ההנהלה ויש להבין את כאב הבטן, את הלך הרוחות ולהבהיר למשתתפים מה צפוי באירוע. היו אירועים בעבר שלדיון ההכנה הגיע רק מוביל האירוע, אין להסכים לכך.

הובלת האירוע צריכה להתבצע ע"י מי שאצלו יבוצע עיקר השינוי. דבר זה יגרום למוביל לפעול בכל עוצמתו להצלחת האירוע. לעומת זאת במידה ויוביל זאת מישהו אחר הגוף שאצלו יבוצעו השינויים עלול לנסות לטרפד אותם. האירוע לעיל הובל ע"י גורם שהצלחת האירוע הייתה חשובה לו אך לא אצלו בוצעו השינויים אלא במחלקה אחרת.

יש לשתף את ההנהלה במהלך האירוע. במיוחד יש לבצע זאת כאשר הצוות תקוע. ההנהלה בד"כ ממקדת את הצוות, עוזרת לו להתרומם מעל הפוליטיקה הארגונית וגם דורשת תוצאות. לעיתים ההנהלה מגיע רק בסוף האירוע לשמוע את התוצאות ואינה פנויה במהלכו גם אם זקוקים לה. לצורך העניין ההנהלה יכולה להיות גם מנהל בכיר אחד.