S5 במשרד
לפני מספר שבועות התבקשתי להוביל תהליך S5 במשרד בו עיקר העבודה מתבצעת ברשת המחשבים. המשתתפים היו כולם מתוך אגף אחד אך משתי מחלקות שונות באגף. כחלק מהשלב הראשון של S5, אנו פורשים את התהליך בו האגף עוסק אך מאחר ושתי המחלקות עוסקות בתחומים שונים פרשנו שני תהליכים שונים. הסתבר שבאחת המחלקות העבודה מבוצעת בצוות ולכן יש צורך לבנות את סביבת העבודה כך שתקל על עבודת הצוות. לעומת זאת העבודה של המחלקה השנייה מתאפיינת בעבודה אישית ונפרדת של כל אחד מאנשי המחלקה. מצב זה כמובן משליך על תצורת סביבת העבודה הנדרשת. תוך כדי ניתוח התהליך של שתי המחלקות הסתבר שלשתיהן אין בקרה חזותית על מצב התקדמות העבודה שהם מבצעים. מאחר ועבודתם מבוצעת במחשב אין אפשרות לראות ולנחש מה מצב העבודה ועוד כמה זמן נותר לסיום.
הגדרנו משימות לאירוע ה S5 אך מתוכם אני רוצה לעסוק היום רק במיון וסילוק שעשינו שם.
בשלב המיון והסילוק יש לעבור על כל הפריטים באזור העבודה, כל הארונות וכל הארוניות. מה שנדרש יסומן במדבקה ירוקה, מה שלא נדרש, באזור העבודה, באדומה ומה שלא ברור במדבקה צהובה. לאחר מכן יש לסלק את כל מה שמסומן באדום (יש להחליט מראש לאן). לגבי כל מה שסומן בצהוב יש לדון ולקבל החלטה ואם לא הוחלט אז המדבקה תישאר על הפריט. בעת השימוש הראשון יש להוריד את המדבקה הצהובה מהפריט. אם במהלך שלושת החודשים הקרובים המדבקה לא תוסר מהפריט הוא יסולק. אגב סילוק לא חייב להיות זריקה. מבין מה שמסלקים צריך להחליט מה זורקים ומה מעבירים למקום מרוחק יותר כי אין בו הרבה שימוש (כגון ארכיון).
כפי שציינתי כלי העבודה העיקרים של העובדים הם תוכנות שונות וסביבת העבודה היא לא רק פיזית אלא גם וירטואלית. מכאן שיש לבצע מיון וסילוק גם בסביבת העבודה הוירטואלית. מינינו צוות שתפקידו להחליט מה ישאר ברשת, מה ייזרק ומה יועבר לתיקיה של ממתינים להחלטה. לאחר מיכן בוצע מיון וסילוק של כל מה שהוחלט לסלק וסביבת העבודה ברשת נוקתה. באותו אופן עברו על המסכים ומחשבים האישיים של העובדים כדי ליצור בהם סטנדרט אחיד.
גם בסביבה הפיזית וגם בסביבה הוירטואלית עלתה השאלה לגבי הדברים האישיים של העובד בסביבת העבודה. ע"פ ההגדרה בסביבת העבודה יש להשאיר רק את הכלים וכל מה שמשמש לעבודה. כלומר על השולחן, במשרדים בהם הייתי, צריך להיות מסך, טלפון וכלי כתיבה. אך עובדים תמיד שמים תמונות וצעצועים קטנים. אותו דבר גם במחשב. זו סוגיה שתמיד עולה. לדעתי יש לאפשר נגיעה אישית. כלומר תמונות וצעצועים קטנים, שמרי מסך וכו' לדעתי יש לאפשר לשים את כל אלה בסביבת עבודה משרדית. אך צריך למתוח את הגבול והוא בפרוש גבול שאינו ברור דיו. במשרדים בהם ביליתי השבוע כמות הצעצועים, כרטיסי ברכות "מזל טוב ותמונות כיסו כמעט כל חלקה טובה. לאחד מהעובדים לא היה מקום לשים קלסרים להם נדרש בשותף בגלל כמות "הצעצועים" הללו. הבעיה עם כל התמונות ו"הצעצועים" היא שכאשר שמים אותם הם לא מפריעים לכלום אך ככל שזה מצטבר זה עשוי להגיע למצב שמצד אחד לא נעים להעיר לעובד על כך אך מצד שני זה יוצר סביבת עבודה פחות יעילה (וזה גם "מדבק" – עובדים אחרים רואים ורוצים גם).
הגדרנו משימות לאירוע ה S5 אך מתוכם אני רוצה לעסוק היום רק במיון וסילוק שעשינו שם.
בשלב המיון והסילוק יש לעבור על כל הפריטים באזור העבודה, כל הארונות וכל הארוניות. מה שנדרש יסומן במדבקה ירוקה, מה שלא נדרש, באזור העבודה, באדומה ומה שלא ברור במדבקה צהובה. לאחר מכן יש לסלק את כל מה שמסומן באדום (יש להחליט מראש לאן). לגבי כל מה שסומן בצהוב יש לדון ולקבל החלטה ואם לא הוחלט אז המדבקה תישאר על הפריט. בעת השימוש הראשון יש להוריד את המדבקה הצהובה מהפריט. אם במהלך שלושת החודשים הקרובים המדבקה לא תוסר מהפריט הוא יסולק. אגב סילוק לא חייב להיות זריקה. מבין מה שמסלקים צריך להחליט מה זורקים ומה מעבירים למקום מרוחק יותר כי אין בו הרבה שימוש (כגון ארכיון).
כפי שציינתי כלי העבודה העיקרים של העובדים הם תוכנות שונות וסביבת העבודה היא לא רק פיזית אלא גם וירטואלית. מכאן שיש לבצע מיון וסילוק גם בסביבת העבודה הוירטואלית. מינינו צוות שתפקידו להחליט מה ישאר ברשת, מה ייזרק ומה יועבר לתיקיה של ממתינים להחלטה. לאחר מיכן בוצע מיון וסילוק של כל מה שהוחלט לסלק וסביבת העבודה ברשת נוקתה. באותו אופן עברו על המסכים ומחשבים האישיים של העובדים כדי ליצור בהם סטנדרט אחיד.
גם בסביבה הפיזית וגם בסביבה הוירטואלית עלתה השאלה לגבי הדברים האישיים של העובד בסביבת העבודה. ע"פ ההגדרה בסביבת העבודה יש להשאיר רק את הכלים וכל מה שמשמש לעבודה. כלומר על השולחן, במשרדים בהם הייתי, צריך להיות מסך, טלפון וכלי כתיבה. אך עובדים תמיד שמים תמונות וצעצועים קטנים. אותו דבר גם במחשב. זו סוגיה שתמיד עולה. לדעתי יש לאפשר נגיעה אישית. כלומר תמונות וצעצועים קטנים, שמרי מסך וכו' לדעתי יש לאפשר לשים את כל אלה בסביבת עבודה משרדית. אך צריך למתוח את הגבול והוא בפרוש גבול שאינו ברור דיו. במשרדים בהם ביליתי השבוע כמות הצעצועים, כרטיסי ברכות "מזל טוב ותמונות כיסו כמעט כל חלקה טובה. לאחד מהעובדים לא היה מקום לשים קלסרים להם נדרש בשותף בגלל כמות "הצעצועים" הללו. הבעיה עם כל התמונות ו"הצעצועים" היא שכאשר שמים אותם הם לא מפריעים לכלום אך ככל שזה מצטבר זה עשוי להגיע למצב שמצד אחד לא נעים להעיר לעובד על כך אך מצד שני זה יוצר סביבת עבודה פחות יעילה (וזה גם "מדבק" – עובדים אחרים רואים ורוצים גם).
מה דעתכם, מה עוד צריך לעשות ליישום S5 במשרד? ומה בכלל אתם חושבים על הצלחת יישום S5 אצלכם?
תגובות