קליטת עובד חדש לארגון

רבים שואלים האם יישום הניהול הרזה אינו שיך רק למגזר התעשייתי? נתתי פה דוגמאות רבות לכך שלא כך הדבר והינה דוגמא נוספת.

פנה אלינו (אל דיאלוג) ארגון, עם בקשה להכיל את כלי הניהול הרזה גם על תהליך קליטת עובד חדש לארגון. תהליך זה הוא תהליך תומך בליבת העיסוק של הארגון, כלומר זהו אינו תהליך מרכזי בארגון אך כן תהליך חשוב. למעשה תהליך קליטה של עובד חדש הוא תהליך הקיים בכל סוג של ארגון. בארגונים גדולים התהליך הוא בירוקרטי למדי מאחר והארגון מכיל מספר רב של גורמים שצריכים ורוצים לדעת על הגעתו של עובד חדש. בנוסף יש נהלים רבים שהעובד צריך ללמוד ולהכיר, חלקם נהלים העוסקים בהתנהלות תקינה בארגון וחלקם נהלים מקצועיים אשר קשורים לתחום אליו הגיע העובד החדש. בנוסף לכל אלה העובד נדרש להיפגש עם מנהלים שונים ולהכיר אנשים חדשים. כל מי שחווה תהליך זה יודע שהימים והשבועות הראשונים, בארגון, הם חוויה לא תמיד "נוחה".

הארגון שפנה אלינו מבצע פעילות שיפור לתהליכיו בעזרת כלי LEAN. הגוף המופקד על תהליך קליטת עובד חדש לארגון, הוא גוף משאבי אנוש כמוהו יש כמעט בכל ארגון בינוני וגדול. במחלקת משאבי אנוש האמינו שניתן לשפר גם את התהליך הנ"ל ע"י הסתכלות על התהליך מעיני הלקוח כמקובל בגישת ה LEAN. אלא שכאן יש שני לקוחות: 1. העובד החדש (עליו הארגון מתחרה עם ארגונים אחרים) 2. הגוף בתוך הארגון שרוצה לקבל את העובד החדש. לכן, החליטו לבחון את התהליך כבר מרגע פרסום "בקשת עובד" מחברת השמה ועד שלושה חודשים לאחר קבלת העובד, שהם שלושת חודשי הסתגלות.

ניתחו את התהליך על פי המצב הקיים ומתוך הניתוח עלו וצפו שלבים רבים אשר בעיני הלקוח אין להם ערך. לאחר מיכן החלו לבנות תהליך חדש שבו הצליחו למצוא דרכים לסלק חלק מהשלבים שאין בהם ערך. בנוסף הניתוח הביל לשיפור התקשורת עם מי שאמורים לספק את כ"א הנדרש לארגון כך שיספקו כ"א מתאים יותר לדרישות. בנוסף הניתוח חשף שחסר נתונים המאפשרים לתת המלצות למנהלים בארגון כיצד לקצר את תקופת ההסתגלות של העובד. על כן הוחלט לאסוף נתונים אלה אשר בתהליך של שיפור מתמיד הנתונים יובילו לניתוח שלהם, להמלצות לשיפור, ליישום ההמלצות ולאחר מיכן יבחנו התוצאות מחדש. זהו מעגל PDCA הידוע, של דמינג אשר יושם כאן על גבי תהליך קליטת עובד חדש לארגון.