מיסוד
אחד הקשיים הגדולים ביותר של יישום Lean , הוא המיסוד, כלומר הפיכת השינוי, השיפור המוצע לטבע שני. במקומות רבים תמצאו הצעות לשיפור שהתקבלו בתהליך שיפור מסודר ואשר זכו למחיאות כפיים רמות אך שנה לאחר היישום הראשוני של ההצעות, חזרו לעבוד בשיטה הישנה.
למעשה זה בדיוק אותו האתגר שכל אחד מאיתנו המבקש לשנות בעצמו משהו (דיטה, כושר גופני וכו'), מתמודד איתו. האתגר הוא לשמור לאורך זמן על ההחלטה שהחלטתם – לבצע את השינוי. מדוע זה כל כך קשה? כי החיים מזמנים לנו מצבים שונים ואנו, פעמים רבות, נדרשים להגיב מהר. התגובה המהירה ביותר היא התגובה שאנו רגילים לה, מכירים אותה ואת תוצאותיה ותגובה שאנו יודעים להוציא לפועל. כשאנו מחליטים על שינוי במסגרת תהליך שיפור, אנו משתדלים לקחת בחשבון מצבים שונים אך יתכנו בעתיד מצבים שלא חשבנו עליהם ואז יש שתי אפשרויות: לפעול בדרך הישנה והמוכרת או לשבת ולחשוב על שיטה חדשה. ברור שהמצב השני הוא איטי יותר אך המצב הראשון מחזיר אותנו לאחור. יש לכך הסברים פסיכולוגיים נוספים אך עדיין נשאלת השאלה:
מה לעשות?
כדי להצליח בתהליך השינוי אנו צריכים להביא למיסוד את ההחלטות שהוחלטו. ניתן לעשות זאת במספר אופנים:
1. לבנות תהליך/שיטה חדשה באופן שלא מאפשר לבצע אותו בדרך אחרת (לבנות קיר פיזי אשר יוצר הפרדה ולא מאפשר לחצות את אולם היצור, לשים שדה חובה במחשב שאינו מאפשר להתקדם מבלי למלא פרט מסוים, להכניס שינוי בתכנון המוצר ועוד).
2. ניהול ויזואלי – ליצור יכולת לראות את האופן בו מבוצע התהליך ו/או את ביצועי התהליך. ניתן לבצע זאת ע"י גרפים, שרטוט התהליך על לוחות בקרה, שימוש בלוחות עבודה סטנדרטים המכילים משכי זמן ועוד.
3. להוסיף שיפורים על השיפור המקורי. בדיוק כפי שאנו עושים כושר. ניתן להתאמן כדי שנוכל לרוץ 1 ק"מ. אם נתחיל ל"זייף" באימונים מדי פעם הרי כשנחזור לרץ נצליח לרוץ 500 מטר. לעומת זאת ניתן להשתפר ולעבור מ 1 ק"מ ל 2 ק"מ ול 3ק"מ. כעת אם נזייף באימונים ונחזור לאחור, נחזור ל 1 ק"מ. באותו אופן יש להמשיך ולשפר את אותו התהליך, שוב ושוב ובמקרה של חזרה לאחור לא נחזור לשיטה שהייתה לפני תחילת השיפורים אלא נחזור רק מעט אחורה. השינוי הראשוני הפך להיות מובן מאליו, זה השיפורים החדשים שעדיין לא התרגלו אליהם.
4. בקרה של ההנהלה על יישום השיטה החדשה. הבקרה צריכה להתבצע אחת לתקופה שתוגדר, בהתאם לתהליך המדובר.
מה דעתכם? האם יש לכם רעיונות נוספים? אשמח אם תספרו לי.
תגובות