אין מקום במחסן

בחברה בינלאומית יש מחסן גדול המיועד לאחסון מוצרים גדולים וכבדים. המחסן מכיל אלפי טונות של סחורה ולאורכו ולרוחבו של המחסן מתרוצצות מלגזות אשר העבירו סחורה ממקום למקום. בעקבות שינוי אסטרטגי המחסן החל להתמלא בכמות סחורה שהביאה אותו לקצה קיבולת האחסון. המחסן התמלא עד כדי כך שהחלו לשכור מחסנים נוספים בסביבת המפעל כדי לאחסן שם סחורה נוספת. המנכ"ל דרש "למצוא מקום במחסן הקיים לX אלפי טונות סחורה למרות שבעולם מקובל לאחסן בשטח כזה חצי X". מנהל המחסנים צעק על השיווק שלא מוכרים מספיק ועל הייצור שמייצרים יותר מדי מוצרים שלא צריך.

מאחר והבעיה הייתה כואבת מאוד ומאחר ונדרש לה פתרון מיידי וכזה שנמצא בידיים של מספר גורמים, הוחלט לקיים אירוע קייזן. המטרות אשר נתנו לצוות היו: להוביל למצב שלמחסן הקיים יהיה יותר קיבולת אחסון. שהאחסון יהיה מאורגן ונשלט יותר מהמצב הקיים וכל זה תוך שבוע עד שלושה שבועות.

החלטות ויישום

הצוות ניגש לעבודה. נאספו נתונים לגבי שטחי האחסון. בוצע ניתוח מקיף של סוגי המלאים ורמתם. ניתחו את שיטות הייצור והסיבות אשר עובדים על פי שיטות אלה ולאור כל אלו קיבלו החלטות מעשיות אשר הוצאו לפועל באופן מיידי.

לאחר דיונים רבים הגיעו להבנות מה הם המוצרים הקיימים במחסן להם סיכוי קלוש להימכר והחליטו להשמידם. הגדירו מדיניות לטיפול מהיר בפריטים פגומים אשר הצטברו ותפסו מקום רב. העבירו משימות ממוקדות לגוף המכירות למכור ולעשות מבצעי מכירות אשר יאפשרו להיפטר ממלאי מסוים תוך שבוע. נתנו הטבות ללקוחות שהסכימו לקבל משלוחים מוקדם יותר. איתרו בתוך המחסן מעברים שניתן לסגור או לצמצם אותם והפכו אותם לעמדות אחסון. החליטו על פינוי אזור שאינו פעיל והיה תפוס על ידי מסועים גדולים. הוחלט שהמקום אשר יתפנה יהפוך לאזור אחסון. בוצע שינוי בשיטת הייצור אשר תאפשר יצור לפי הזמנה ובכך לקצר למינימום את משך השהיה של חלק מהמוצרים במלאי.

כדי להגיע לחלק מההחלטות נדרשה חשיבה יצירתית ופתוחה ולחלק אחר נדרש דיון שיטתי של כל הצוות שהשתתף באירוע. רבות מההחלטות שהתקבלו הצליחו ליישם במהלך האירוע חלקן סיימו לבצע עד שבועיים מתום האירוע. קיום האירוע אפשר לצוות להגיע גם לתובנות ולהיערך למספר מצבים עסקיים ייחודיים הצפויים להתרחש בתוך מספר חודשים. למעשה הצוות השיג במהלך האירוע גם שטחי אחסון נוספים וגם הגדיר מדיניות לטיפול בנושאים שונים שעד לאירוע הקייזן לא טופלו.

במהלך האירוע צפו ועלו תהליכים אשר אינם פועלים באופן מיטבי ובהם יש לטפל אך מאחר והם לא קשורים ישירות לאירוע הקייזן הם לא טופלו במהלכו. קיום האירוע אפשר הצפת הבעיות בתהליכים אלה העלאת הבעיות ודיון קצר בו הוחלט על אופן הטיפול בהן בהמשך.