ניהול סטנדרטי

אחד הארגונים אותו אני מלווה ביישום Lean נמצא בתהליך מתקדם של הגדרת עבודה סטנדרטית באחת ממחלקות היצור שלו. הארגון הגדיר את תהליכי העבודה או למעשה שיפר את תהליכי העבודה בעזרת כלי Lean management שונים. תוך כדי תהליך היישום החלו גם ליישם את הדרישות לסיור מ Gemba, דרישות אשר תיארתי (למעשה ג'יימס וומאק תיאר) בפוסט הקודם. בדיוק כפי שהיה קשה להכניס הרגלי עבודה חדשים בייצור או נכון יותר לומר, לשמור על הרגלי העבודה החדשים, באותו אופן קשה היה ליישם את הדרישות לסיור באזור העבודה והדרישות מסיור באזור העבודה. מתוך הקושי הזה הם הגיעו לרמה הבא של עבודה סטנדרטית והוא הניהול הסטנדרטי.

עבודה סטנדרטית בניהול

קל לחשוב, לתפוש ולהבין את המשמעות של עבודה סטנדרטית ביצור. הסיבה היא שבד"כ תהליך יצור של פריט מסוים הוא תהליך אשר חוזר על עצמו באותו אופן. מסיבה זו יש קושי לדמיין עבודה סטנדרטית בתהליכי הניהול. הרי ניהול אמור להתמודד עם מצבים משתנים ומכאן נדרשות תגובות שונות למצבים המשתנים. יותר מכך מועד הגעת מצבים אלה או קרות המקרים הללו אינו ידוע בשונה מאוד מהיצור שם אנו יודעים מתי עומדים לייצר מוצר כלשהו.

לאור זאת כשאני מזכיר את המילים "עבודה סטנדרטית בניהול" זה נישמע צירוף מילים שאינו סביר. אך לעיתים כל מה שצריך להסתכל בדרך שונה על מצבים שכבר מתרחשים כיום בארגון כדי להיכנס לעולם חדש של מושגים ומחשבות. לצורך כך ניתן לחשוב על הדיון השבועי עם מנהל המחלקה/אגף אשר מתרחש כל שבוע באותה שעה כפעילות ניהול סטנדרטית של המנהל. כך באותו אופן ניתן להסתכל על כל פעילות אשר חוזרת על עצמה ביומנו של מנהל. כמעט תמיד לפעילות זה יהיה מועד מתוכנן ומשך מוגדר מראש. כעת ניתן להתחיל להעמיק עוד יותר את נושא הסטנדרטיזציה בניהול. מנהל אשר נידרש באופן קבוע לבצע סיור באזור העבודה, למעשה מבצע פעילות ניהול סטנדרטית. אם הסיור באזור העבודה יהיה מתוכנן מבחינת מועד ומשך ואם יהיו לו תכולות ותוצאות מוגדרות מראש הרי שאין הבדל בין עבודה סטנדרטית בייצור לבין ניהול סטנדרטי.

נשאלת השאלה מדוע שארגון אשר מנהליו מבצעים כיום פעילויות שוטפות החוזרות על עצמן יפתח נקודת מבט של עבודה סטנדרטית או יכתיר את הפעילות הנ"ל בשם עבודה סטנדרטית? התשובה היא כי הארגון מחפש להשתפר. אנו יודעים שכאשר אנו מגדירים עבודה סטנדרטית בייצור אנו נדרשים להגדיר במדויק את תהליך העבודה: היכן ומתי הוא מתחיל והיכן ומתי הוא מסתיים, את כל מה שאמור להתרחש בדרך וכמה זמן נמשך כל שלב בדרך וכמובן איך מבוצע כל שלב בתהליך. ככל שהתהליך מוגדר טוב יותר קל יותר לעובד ולמנהל בייצור לזהות חריגות מהסטנדרט. ואלו בדיוק מטרות העבודה הסטנדרטית בניהול.

הניהול הינה עבודה אשר הגדרותיה בדרך כלל כלליות למדי. הרבה פעילויות ניהוליות יישארו ככאלה שלא ניתן להגדיר להן סטנדרט אך העבודה הסטנדרטית אשר תוגדר לפעילויות מסוימות בניהול תאפשר הגדרות מדויקות יותר וככל שיהיו מדויקות יותר יהיה קל יותר להכניס שיפורים בתהליך הניהול וכן לזהות חריגות מהסטנדרט. בנוסף ככל שנצליח להגדיר יותר פעילויות ניהוליות כסטנדרטיות נוכל להבין יותר לאן "בורח" הזמן של המנהל, הבנה זו תאפשר להוביל לשיפורים נוספים בניהול.