תוצאות קייזן בחברת תובלה

לחברת תובלה בה בקרתי יש מספר קטן של לקוחות גדולים וקבועים. לחברה יש איש קשר העומד בקשר מול מזמיני השירות ובנוסף מערכות המחשב שלהם מחוברות, כך שהמזמין יכול להזמין דרך הרשת ובחברה תתקבל ההזמנה. החברה מובילה בעזרת משאיות ומבקרת כמעט אצל כל הלקוחות יותר מפעמיים בשבוע. ההזמנות הן בד"כ שבוע מראש אך כמובן יש חריגים כולל הזמנה דחופה. ההובלות הן בד"כ של מוצרים כבדים ויקרים הדורשים העמסה, קשירה ועיגון באופן מיוחד. המשאיות יוצאות וחוזרות כל יום לחצרי חברת התובלה. לצוות היה ברור בתחילת האירוע שאצלם אין צורך בקייזן. לדעתם צריך עוד נהגים ולהעניש, כספית, את הלקוחות שלא מזמינים שבוע מראש או ששוכחים לבטל הזמנה והנהגים נוסעים לחינם עד אליהם.
הקושי שרצו לפתור: לא מצליחים לתת מענה מספק להזמנות לא מתוכננות.
היעדים שהוגדרו: קיצור משך הוצאת משאית ללקוח ב 65%, רק 5% אי מענה להזמנות לא מתוכננות לעומת 33% כיום, הפחתת האיחורים ללקוח כמעט לאפס.
להלן חלק מחמישים הבעיות שהועלו במהלך האירוע:
אמורים להגיע ללקוח הראשון חצי שעה לאחר שמתחילים לעבוד ולא ניתן להגיע בזמן.
יש הזמנות שירות שלא מגיעות בשיטה המקובלת ולכן לא נרשמות במערכת.
חסר ציוד קשירה למשאיות.
אין ניהול מלאי של ציוד המשאיות.
משאית מגיע לשערי הלקוח ואין לה אישור כניסה
משאית מגיע ללקוח והציוד אצלו לא מוכן להובלה או שאין מלגזה
להלן חלק מהפתרונות שיושמו במהלך האירוע:
הוגדר מחסן ואחראי למלאי ציוד וכלים של המשאיות. בכך נוצר סדר בציוד וברור מי לקח ומה הוחזר. לא מבוזבז זמן בחיפושים.
הציוד החסר נרכש ואוחסן.
המשאיות הוכנו בסוף יום העבודה לנסיעות שידרשו ביום המחרת. עבור ההזמנות הלא מתוכננות הוחלט שתורן הלילה יכין את המשאיות. כך חסכו זמן בבוקר להכנת משאיות.
שעת התחלת העבודה הוקדמה ב 15 דקות. יחד עם הכנת המשאית יום קודם הגיעו לכך שכמעט ולא מאחרים יותר ללקוחות.
הוכנס שדה נוסף במערכת המידע – למילוי ע"י הלקוח - אשר עזר לתכנן טוב יותר את מסלולי הנסיעה.
הוגדרו האנשים אצל כל אחד מהלקוחות שאצלם יתייצבו הנהגים ואיתם החברה תהיה בקשר כדי לוודא מוכנות לפני יציאת המשאיות לדרך.
ביחד עם שיפורים נוספים שהוכנסו הצוות השיג את יעדי השיפורים שנקבעו ואף הצליח להקטין את כמות ההזמנות הרגילות שלהן לא הצליחו לתת מענה.