בזבוזים בעבודה משרדית

בפוסט הקודם כתבתי על שבעת הבזבוזים שעליהם מדבר הניהול הרזה אך בהקשר של עולם פיתוח תוכנה. הפעם אני רוצה להתמקד בשבעת הבזבוזים בהקשר לעבודה משרדית. הרבה תהליכים נכנסים להגדרה של עבודה משרדית: רכש, נעשה במשרד, עו"ד עובדים בד"כ במשרד, כספים, מזכירות, פיתוח ועוד. לכן התעסקות בנושא של עבודה משרדית צריכה להיות בהקשר לתהליך בו עוסקים. למרות הדברים האלה, אני מוצא חשיבות להראות את 7 הבזבוזים שלכאורה מגיעים מעולם התעשייה אך בפועל לא שיכים רק לשם. לכן הינה התייחסות כללית לשבעת הבזבוזים בהקשר לעבודה משרדית:
איכות
עבודת משרד שנעשית באופן חלקי או שגוי מובילה לבעיות בהמשך התהליך. עבודה זו יכולה לגרום להחלטות שגויות, לביצוע לקוי של הגורמים שקיבלו אותה ו/או להחזרה לגורם שביצע כדי שיבצע אותה שוב. כל אלה הם בזבוזים הנובעים מאיכות לקויה. תיק רכש שאינו מכיל את כלל הנתונים, מתורגמן שלא תרגם נכון חומר משפה זרה, מנהל חשבונות ששגה בסעיף תקציבי וכו'. יש צורך להפעיל כאן את כל שיטות הבדיקה לאיתור בעיית היסוד שהובילה לתקלה כדי למנוע הישנותה בעתיד. במרבית המשרדים פשוט מתקנים את הבעיה ולא חוקרים יותר מידי לעומק.
עבודה מיותרת
כל עבודה שעושים ואינה נדרשת ע"י הלקוח היא מיותרת. עוד דיון ועוד ישיבה, לכתוב מסמכים ארוכים כך שכל פעם יש להיזכר היכן נכתב ומה היה כתוב בהתחלה, להכין נתונים למישהו רק כדי שכשהוא מגיע נגלה שהוא רוצה להכין אותם בעצמו. כל אלה דוגמאות לעבודות מיותרות וודאי יש לכם דוגמאות משלכם לעבודה שנעשתה לחינם ואינה תורמת ללקוח.
עבודה (ייצור) עודפת
לצלם יותר טפסים מהנדרש, להכין יותר תיקיות ממה שצריך לזמן מוגדר, להכין קבצים למקרה שאלה ידרשו ועוד עבודות שעושים מבלי שיש בהן צורך כרגע. חשוב להעביר את כלל תהליכי המשרד לעבודה במשיכה ולא בדחיפה. אחרת נוצרים מלאים מסוגים שונים. לדוגמא הטפסים שצולמו בכמות עודפת יזרקו לפח כשתשתנה הגרסא של הטפסים.
המתנות
עבודת המשרד מלאה בהמתנות: המתנה שהפקס יתפנה, המתנה שיהיה קו טלפון, המתנה לכל המאחרים לדיון, המתנה שיתקנו את המדפסת, המתנה לאישורים שונים וכו'. המתנה היא אחת הסיבות העיקריות שעובדי המשרד עושים הרבה מאוד סוגים של עבודות (בתחום עיסוקם). כאשר אין עבודה זורמת וכל הזמן היא נעצרת בהמתנה למשהו, העובדים ממשיכים בינתיים עבודה אחרת ובכך מגדילים את ההמתנה.
שינוע
כשעסקתי ברכש כמות השינוע של תיקי רכש הייתה מדהימה. העברתי תיקי רכש לאישור הכספים והחזרתי אותם לרכש לשילוח לספק. חברי עו"ד מבצע שינוע רב ממקום למקום של תיקים משפטיים. כדי להקטין את הספגטי המשרדי הזה רצוי לתכנן כך שכל תהליכי העבודה יבוצעו באזור אחד.
תנועות
אומנם מומלץ למי שעובד במשרד לקום מדי פעם מהכיסא אך לעיתים בשביל לבצע עבודה צריך לעשות תנועות מיותרות. כך אני הלכתי למחסן לוודא שקיבלו פריטים נכונים ויעבירו את הפריטים הנכונים לספק. המזכירה הלכה לחפש עובדים ולקרוא להם לדיונים או להביא חומר הנדרש למנהל.
מלאי
אנשי הנדסה שמחזיקים את כל השרטוטים אצלם ולא משחררים אותם לייצור במקטעים קטנים – מחזיקים מלאי. הקלדן שנדרש להקליד חמשה עשר הודעות לספקים ולא שיחרר לאישור עד שסיים את כולם החזיק אצלו מלאי. כל אלה זה מלאי משרדי שיוצר תורים ועיכוב של התהליך. בנוסף מלאי חשוב מאוד במשרד הוא מלאי של מידע. חפשו דרכים איך ניתן לאפשר למידע לזרום בקלות ולא במנות.