שבעת הבזבוזים ברכש

בעבר כתבתי על שבעת הבזבוזים בהקשר של עולם התוכנה ובפוסט אחר כתבתי על שבעת הבזבוזים בהקשר של עבודה משרדית. הפעם אני מעוניין לתת דגש על שבעת הבזבוזים מתוך מבט על עולם הרכש.
עבודה עודפת
אם נפרק תהליכים שונים בתוך הרכש למרכיביהם נמצא שלבים שונים שהם מיותרים ובוודאי אינם מוסיפים ערך. מספר דוגמאות: עודף חתימות על הזמנת רכש (חתימות של מנהל רכש, מנהל כספים והמנהל המזמין ועוד), הוצאת כל הזמנת רכש למספר ספקים ואח"כ ניתוח של הרבה הצעות ותקשורת עם הרבה ספקים, הזמנת כמות עודפת – ליתר ביטחון, הוצאת ושליחת עוד סט של שרטוטים או הוראות או שליחה גם במייל וגם בנייר. הוראות לא מדויקות ומידע לקוי או חסר המועבר לספק (וגם מהספק) גורם לעוד עבודה מיותרת.
עבודה חוזרתמידע לא מדויק העובר בין הארגון לספק עשוי להוביל לביצוע חוזר של העבודה. בנוסף עבודת הרכש מאופיינת בהרבה התחלות והפסקות (מחכים לתשובות, יש דיונים, צריך אישורים ועוד) כל ההתחלות וההפסקות האלה דורשים מאיש הרכש לחזור ולהיזכר שוב. חוסר סדר מובילים לאובדן תיקי רכש, אובדן מסמכים ברכש ואף אובדן של פריטים שנרכשו, כל אלה גורמים לעבודה חוזרת. עבודה על הגרסא הלא נכונה של השרטוט, של הצעת המחיר, של דרישת הרכש וכו' כל אלה יתגלו מתישהו ותידרש עבודה חוזרת.
מלאי
הרבה מעבודת הרכש מובילה בסופו של דבר ליצירת מלאי. מלאי הוא אם כל הבזבוזים. זהו כסף שיצא אך שוכב על המדף. מלאי צריך: לספור, לנהל, להכניס, להוציא, לאתר, לשנע ועוד. כל זה דורש מקום, כח אדם וכסף. ויש גם מלאי מסוג אחר ברכש: מלאי של עבודה בתהליך – מלאי של דרישות רכש הממתינות לטיפול, מלאי של הזמנות בתהליך הכנה, מלאי של הזמנות ממתינות לאישור. אלה הם סוגים של מלאי שבד"כ פחות נותנים אליהם את הדעת.
תנועות מיותרות
לתייק בתיקיה, לחפש תיק רכש בארון הרכש, לגשת לארון הרכש, לחפש מידע על הזמנות רכש ישנות. כל אלה קשורים במידה רבה לארגונומיה ולאופן סידור וארגון איזור העבודה. תנועות נוספות הם של מנהל הרכש שהולך למחסן לבדוק מה הגיע ולברר האם הוחזר משלוח. איש רכש נוסע לספק לדיון, לביקורת, לביקור וכו'.
המתנות
תהליך הרכש רווי בהרבה מאוד המתנות. הרבה זמן המתנה והרבה סוגי המתנות. הינה מספר דוגמאות: המתנות לאישור הזמנה, המתנות לדיני החלטה, המתנות להצעות מחיר, המתנות לפתיחת מכרזים, המתנות לדוחות רכש, המתנות לאישור תקציב, המתנות לחומרי גלם מהספק, המתנות לקבלת שירות מספק ועוד הרבה המתנות.
שינוע
לצורך ביצוע הרכש מבצעים הרבה שינוע. יש שינוע של חומרי גלם ופריטים מ/אל ספקים. חלק מקריטריונים לבחירת ספק צריכים להיות המרחק ממנו. יש גם שינוע של מסמכי ותיקי הרכש. ממנהל הפרויקט לגוף הרכש. מגוף הרכש ההזמנה מועברת לאישורים ברכש ואח"כ מועברת לאישור בכספים ואולי אישורים נוספים.
איכות לקויההוראות שגויות, עבודה על וורסיה לא נכונה יותר מדי התחלות והפסקות של העבודה, כל אלה ועוד גורמים לירידה באיכות ובתפוקה של גוף הרכש. הקלדה שגויה של דרישת הרכש, הקלדה שגויה של נתוני ההזמנה, שליחת ההזמנה לספק הלא נכון, הזמנת עבודה מספק ברמה נמוכה כל אלה הן בעיות איכות שיש לתת עליהן את הדעת ברכש.

האם פגשתם בזבוזים אלה ברכש? האם אצלכם ברכש יש בזבוזים נוספים? והאם אתם עושים משהו בעניין או שניהול רזה מוגדר רק במחלקות אחרות?