הכשרת עובד חדש בכלי ניהול רזה

באחד הפוסטים הקודמים כתבתי על שיטת הלימוד הנכונה למי שרוצה ללמוד ניהול רזה. הפעם אתמקד בשיטה הנכונה ללמד עובד חדש. כחלק מהפעילות השוטפת בא אני מעורב בתחום הניהול הרזה, אני מעורב בהכשרת עובדים חדשים המגיעים לארגון גדול המיישם ניהול רזה. השאלה אשר ארגון העוסק בניהול רזה ורוצה להכשיר את עובדיו היא עד כמה להכשיר ואת מי להכשיר ומתי להכשיר את העובדים בכל הקשור לאסטרטגית הניהול הרזה של הארגון.
לפני שמתחילים להכשיר עובדים חדשים בנושאי הניהול הרזה, חשוב שתהיה לארגון תוכנית לגבי אופן היישום של ניהול רזה בעתיד. חשוב גם שיהיה ברור איזה כלים מיישמים והיכן בארגון. בהכנת תוכנית שכזו יש לערב את העובדים כדי שהם "יקנו" אותה וירגישו בעלות עליה. כמובן שיש ללמד את כל מה שנדרש, גם את העובדים הוותיקים. באופן כזה העובדים הוותיקים יידעו את מה שהחדשים יודעים.
מלבד סקירה כללית על תוכנית הניהול הרזה, מטרותיה והשגה יש ללמד כלים רלוונטיים. לגבי עומק הלימוד, מומלץ להתייעץ עם העובדים הוותיקים הרלוונטיים. הם יודעים מניסיון בשטח מה נדרש והם גם האחראים לתוצאות שיושגו במחלקות שלהם. אין שום צורך לתת לעובד חדש הכשרה מעמיקה בכל תחום הניהול הרזה. אתם מוזמנים לקרוא את שכתבתי בפוסט קודם בנושא איזה סוג הדרכה טובה יותר: הדרכה מלאה בכיתה או הדרכה במנות קטנות. ברור שלעובד חדש עדיף לתת הדרכה במנות קטנות.
ברור שעובד חדש צריך ללמוד את שפת הניהול הרזה, כדי שיוכל לדבר על כך עם אחרים. ברור שהוא צריך להכיר את מטרות הארגון בכלל ואת מטרות הגוף אליו הוא מיועד בפרט.
מומלץ לבצע את ההכשרות בתוך הארגון ע"י עובדי הארגון. במידה וזה לא אפשרי יש להיעזר בחברה חיצונית ואם יש כמות גדולה של עובדים חדשים אפשר גם לשלב בין לימוד פנימי ללימוד ע"י גוף חיצוני.
רצוי שהלימוד יבוצע בעיקר באזור העבודה המיועד לעובד. לא תמיד זה אפשרי מבחינת מקום, רעש ונוחות הלימוד. אם זה לא אפשרי, אז יש לבצע זאת במקום אחר.
האם להשתמש בלומדה, במרצה, במצגות או מסמכים וכו'? כל זה עניין של תקציב העומד לרשות הארגון ושל כמות העובדים הצפויים ללמוד את החומר. כמובן שככל שיש יותר עובדים וצפויים הרבה גיוסים לאורך זמן, רצוי להשתמש בעזרי לימוד מתוחכמים (אך פשוטים למשתמש). מה שבטוח שהשיטה הטובה ביותר ללמוד היא תוך כדי עבודה (OJT) ואם אפשר, רצוי שבהוראה יהיו מעורבים הקולגות ו/או המנהלים של העובדים החדשים.
לבסוף, כמו כל תהליך, גם לתהליך העברת הידע לעובדים חדשים צריכים להיות מדדים, מדידות והפעלת כלי שיפור כדי שהתהליך ישתפר לאורך זמן.

מה דעתכם? האם מכשירים אצלכם עובדים בניהול רזה?