יצירת תרבות של פתרון בעיות

פוסט זה הינה תרגום מאנגלית של פוסט אשר נכתב ע"י וורבל דיוויד ופורסם באתר שלו באנגלית כאן. אני מביא כאן את החלקים העקרים מהפוסט.

עבדתי 15 שנה במפעלים של טויוטה הן ביפן והן בארה"ב וכך גיליתי ממקור ראשון את מקור כוחה האמיתי של טויוטה: ההנחה המשותפת לכולם שלי ולכלל העובדים יש את האחריות לפתרון של בעיות וזהו חלק מהתפקיד שלי. כיום אני מבין שזהו הבסיס לתרבות "האחריות האישית לפתרון הבעיות" שקיימת בחברה.

דוגמא אחת לתוצאה של תרבות זו אפשר לראות במפעל של טויוטה בקנטאקי – ג'ורג'טאון. במפעל מדווחים על ממוצע של 90,000 הצעות לשיפור בשנה. במפעל זה יש 7000 עובדים. המדהים הוא שמדובר בהצעות שיושמו ולא ברעיונות שהוגשו כהצעות יעול לוועדות שבחרו חלק מהם. אלה הצעות שסילקו בזבוזים מהתהליכים.

איך המפעל הצליח ליצור תרבות שכזו בקרב עובדיו? איך אתם וכל ארגו יכול לעשות זאת? זה לא תלוי בבחירת עובדים נכונים זה תלוי אך ורק ביצירת סביבת עבודה אשר דוחפת את העובדים לחפש את הבעיות ולחפש להן פתרונות ולא לעקוף את הבעיות או להחביא אותם.

אוכל להציע גישה אחת כדי להשיג זאת, בהתבסס על ניסיון עבודתי בטויוטה. עבדתי עם מאות מנהלים, ראשי צוותים, מתאמים, ומובילים יפנים למיניהם ומה שתמיד חזר על עצמו עם כולם זה אוסף של שאלות ובקשות:

"דיוויד, בבקשה תחשוב על..."

מה היא בדיוק הבעיה שאתה מנסה לפתור?

מה בפועל קורה?

איך אתה יודע זאת?

למה זה קורה?

למה אתה חושב כך?

ההשפעה של שאלות אלה יצרי בי גם תחושה של חוסר נוחות אך גם השפעה עמוקה שגרמה לי לעצור ולחשוב. לחשוב על מה שאני עושה ואיך שאני עושה ולמה דווקא כך והאם זו באמת הבעיה או שיש בעיה אחרת. חלק מהתפקיד שלי היה לחשוב על העבודה ועל בעיות שיש בה ולתת להן פתרונות. פתרונות שנבדקו, נחקרו ושניתן להוכיח את הסיבה והתוצאה.

השוו זאת לתרבות אחרת שאולי אתם מכירים של "לעקוף את הבעיה", "זה לא הבעיה שלי", "אני לא יכול לעשות שום דבר בעניין", "כישלון זו לא אופציה". למה זה כל כך שונה מהגישה שבה העובדים כולם, לוקחים אחריות? למה בארגונים מסוימים מאמינים שהמנהלים צריכים לתת פתרונות ושלהם יש את התשובות ושצריך כל מיני מומחים כדי לפתור בעיות ושלרוב העובדים אין מספיק ידע או שלא אכפת להם?

הינה שלושה דברים שתוכלו לעשות אם אתם מעוניינים שאצלכם תצמח תרבות בה העובדים מחפשים ופותרים בעיות באופן שוטף:

ראשית: הגישה הזו לא צריכה לבוא מלמעלה אלא צריך לגרום לה ולעודד אותה לצמוח מלמטה.

שנית: כשרוצים לפתח עובדים לכיוון של חשיבה צריך ללמוד לשאול שאלות. גם אם אתם כמנהלים חושבים שאתם יודעים את התשובות העמיקו בשאלות ואל תתנו את התשובות – תדרשו מהעבדים לגלות אותן.

שלישית: אפשרו לעובדים לבצע ניסיונות ולהיכשל. יותר נכון עודדו ודרשו זאת. עוצמת הלמידה מה טעויות היא אדירה לעומת למידה מידע של מישהו אחר.