למי יש זמן להשתפר II

בהמשך לפוסט הקודם, כלומר בהמשך לשיחתי עם ידידי דנו במה שהוא יכול וצריך לעשות בנושא התייעלות. נקודת המוצא הייתה שלא יתכן שבמעמד שלו בחברה הוא לא ינקוט כיוון ועמדה לגבי שיפור תהליכי העבודה. מעבר לכך, התגמול והבונוסים שהוא מקבל (ומנהלים אחרים) הם על בסיס עמידה ביעדים וככל שהזמן עובר היעדים הופכים קשים יותר. בנוסף לכל אלה ברור לו, שמתישהו בעתיד, הדרישה לעניין תגיע מההנהלה הבכירה ואז הוא יכנס ללחץ של זמנים. כי מרגע שההנהלה תכיר את נושא הניהול הרזה ויתרונותיו היא תרצה ליישם זאת, כמה שיותר מהר. מכאן עלה הנושא של מה הוא יכול לעשות כרגע. הינה מספר נקודות שאני מאמין יכולות לעזור גם לכם אם אתם נמצאים במצב דומה:
1.ללמוד את הנושא – המטרה היא להכיר בכלליות את נושא הניהול הרזה וחלק מהכלים שלו. אין כאן הכוונה שתהפכו עצמכם למומחים בתחום. אך עליכם לדעת להסביר מה זה ניהול רזה, מה זה יכול לתרום לארגון שלכם (במספרים ובדוגמאות), למה ניהול רזה ולא שיטה אחרת, מי עוד יישם את זה, איזה כלים יכולים לעזור לכם ועוד. כל אלה הם שאלות שתישאלו ע"י ההנהלה אם יום אחד תציעו לה את השיטה או תשאלו ע"י העובדים (וגם אם לא תשאלו תצטרכו להסביר) ולכן רצוי שתדעו לענות. אך בעיקר התשובות חשובות בשביל ההפנמה וההבנה הפנימית שלכם לחשיבות הנושא. איך ניתן ללמוד את הנושא מבלי להשקיע שעות בלמידה? יש הרבה מידע באתר http://www.kom40.com/ , הזמינו יועץ או שניים מהתחום ודברו איתם על זה, הזמינו הרצאה בסיסית בנושא – אני נותן אותה בחינם, לכו למקומות ודברו עם קולגות שמיישמים את הניהול הרזה. כל אלה דברים שאינם גוזלים זמן רב מדי, אך מאוד ממוקדים ומלמדים אתכם בדיוק מה שצריך.
2.להכין תוכנית ליישום – בשלב זה הכינו תוכנית כללית של מה צריך לעשות, ללא תאריכים. החליטו באיזה קבוצה/צוות אתם רוצים להתחיל את היישום הראשון. זה יהיה הצוות עליו ואיתו תלמדו את כל הנושא כולל מה ואיך ליישם והיכן הקשיים. החליטו באיזה כלים מכלי הניהול הרזה כדאי להשתמש. החליטו כיצד להתקדם לאחר שלב זה כלומר לאיזה מחלקות ואגפים להתקדם ביישום הניהול הרזה לאחר שלב הלמידה של היישום בצוות הראשון. אגב, כל התכנון צריך להתחיל בהדרכה ולמידה של ההנהלה, בקבלת תוכנית כוללת ואישור הנהלה להתקדם. יתכן ואף סביר להניח שבשלב התכנון הנ"ל יהיו לכם הרבה סימני שאלה. מצוין. רשמו אותם. ברור שלא תיישמו את התוכנית ללא יועץ שיעבור אתכם עליה וינחה אתכם איך נכון לתכנן. לכן גם אם דבר מה לא יהיה מדויק בתכנון זה לא נורא. זכרו, בשלב זה עוד לא שכנעתם את ההנהלה ואתם יוצרים רק שלד ראשוני של תכנון.
3.יצירת קואליציה – כעת, אתם מבינים מעט יותר בנושא. אתם כבר מבינים שיישום של ניהול רזה נעשה בשילוב של גורמים מהארגון ולכן - הגיע הזמן לצרף אליכם עוד גורמים תומכים בארגון ו"למכור" להם את הרעיון. יתכן והם כבר שמעו על כך משהו ויתכן שלא. השתמשו במילים פשוטות. צרפו אותם לביקור בארגונים שמיישמים זאת. קבעו איתם פגישות עבודה ולאט לאט העבירו להם את כל מה שאתם יודעים ואל תפחדו להראות שאינכם יודעים הכול.
זהו, כעת אתם מוכנים לאחד משני הדברים: 1. ללכת ו"למכור" את הנושא להנהלה ולכך יש הרבה שיטות, כל אחד בארגונו מכיר את הנפשות הפועלות ואיך ניתן להשפיע עליהן. 2. שההנהלה תנחית את זה עליכם, אך אתם כבר תהיו בעניינים והכניסה לנושא תהיה יותר חלקה מבחינתכם גם אם יופעל עליכם לחץ של זמנים. מבין השניים אני מעדיף את הראשון, אך זה נובע מהאופי האקטיבי שלי. מה דעתכם?