יצירת תרבות של שיפור

מי שמכיר אותי יודע שאני מטיף לא לעצור ביישום כלי ניהול רזה אלא להוביל לכך שעובדים יתרגלו לשפר את התהליכים בהם הם מעורבים. במילה יתרגלו אני מתכוון ישפרו ללא הרף. לצורך כך הארגון צריך ליצור תרבות אשר מעודדת שיפורים ושינויים. כתבתי לא מעט על שינוי תרבות העבודה בארגונים: כאן וכאן וגם כאן. כי לא יעזרו כל אירועי הקייזן שאבצע בארגונים אם הארגון לא יחליף דיסקט, לא יחליף תרבות הרי שכל השיפורים האלה יביאו תוצאות לשנה שנתיים אפילו שלוש. אחרי זה אם לא הוספתם שינוי על השינוי יש סיכוי סביר שתחזרו לאחור. יש לכך כל מיני סיבות: שינוי בהנהלה, שינוי בדרישות השוק ועוד. יצירת סביבה הדורשת עוד ועוד שיפורים משמעותה סביבה של שיפור מתמיד (ביפנית קוראים לזה קייזן).
מהיכן יהיו לעובדים רעיונות מה אפשר לשפר כל הזמן?
ראשית, זה יגיע משינוי השיטה הידועה לכולם והיא לחפש את האשם. כלומר מי העובד שאצלו התרחשה התקלה. אחרי שמוצאים אותו מבצעים חקירה קלה ואז מגיעים למסקנה שיש להדריך אותו שוב או לרענן את ההנחיות. זה לא נקרא תהליך שיפור. במקום זאת יש לחפש דרך בה הוא לא יוכל לחזור על הטעות שוב. כלומר יש לעשות שינוי בתהליך, במוצר, במכונה וכו' ולא באדם המבצע. כן, יש מצבים שהעובד עושה עבודה בחוסר ידע או בחוסר אכפתיות. אני לא מתעלם ממצבים אלה אך אני טוען שהם לא רוב המקרים בוודאי לא ביחס לכמות הפעמים שבהם נטען שזו הבעיה – העובד.
שנית, כתבתי על כך בפוסטים קודמים – עובדים צריכים להכיר את כל סוגי הבזבוז הקשורים לתחום עבודתו ולדעת לחפש אותם. לכן אני כותב כל כך הרבה על הבזבוז בהקשר לתחומים שונים (ייצור, רכש, פיתוח, משרד ועוד).
שלישית, בדיוק כפי שאני מנחה בניתוח תהליכים, כל בעיה שמגלים ושהעובדים מציפים, קטנה או גדולה, היא הזדמנות. בעיה = הזדמנות בתחפושת.
רביעית, תנו לעובדים כלים איך לטפל בבעיות שזיהו. מלבד הדרכת העובדים בנושא איתור הבזבוזים יש ללמד את העובדים שימוש בכלי כגון 5WHYs או תרשים עצם דג (תרשים אישקווה). אלה הם כלים פשוטים שקל ללמד וניתן לפתור בעזרתם הרבה בעיות.

מה עושים אצלכם כדי להנחיל לעובדים תרבות של איתור בעיות והכנסת שיפורים?